3 месяца бесплатно при подписке в январе ЗАБРАТЬ>>>

Справочник руководителя дошкольного учреждения

Является ли хранение в личном деле копии диплома и справки о несудимости излишними персональными данными?

  • 13 декабря 2018
  • 20

Вопрос

Действительно ли хранение в личном деле копии диплома об образовании педагога ДОУ и справки о несудимости будут являться излишним персональными данными?

Ответ

Да, не подшивайте в личное дело копии документов, которые работник приносит при приеме на работу (ст. 65 ТК).

Роскомнадзор расценит это как обработку избыточных персональных данных (постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 11.03.2014 по делу № А53-10287/2013, от 21.04.2014 по делу № А53-13327/2013).

Проверьте паспорт, военный билет, СНИЛС, ИНН, документы об образовании и семейном положении, справку об отсутствии судимости и др. Запишите данные в личную карточку по форме № Т-2 и верните документы работнику.

Копируйте личные документы только для конкретной цели – например, чтобы выдать пособие или путевку. Используйте их до тех пор, пока не достигли цели. Ненужные копии уничтожайте. Иначе детский сад и школу оштрафуют на сумму от 30 000 до 50 000 руб., а руководителя – от 5000 до 10 000 руб. (п. 1 ст. 13.11 КоАП). Согласие работника на обработку избыточных персональных данных не освобождает организацию от ответственности (постановления Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 14.03.2014 № А53-12557/2013, от 28.10.2013 № 15АП-15175/13).

Подробный перечень документов которые должны быть в личном деле сотрудника определен для гос. служащих. Если у проверяющих возникнет необходимость в проверке указанных документов, Вы можете обязать работника их предоставить.

Обоснование

Из рекомендации

Как формировать и хранить личное дело работника

В рекомендации читайте, какие документы подшить в личное дело, как его оформить и сколько хранить.

Какие документы подшить в личное дело

Формируйте личное дело на каждого сотрудника. Оформляйте дело в отдельной папке – так удобно систематизировать документы и обрабатывать персональные данные.

Подшейте в личное дело:

  • внутреннюю опись документов;
  • личный листок по учету кадров и дополнение к нему;
  • автобиографию;
  • заявление о приеме на работу;
  • должностную инструкцию;
  • характеристики и рекомендательные письма;
  • трудовой договор и дополнительные соглашения к нему;
  • договор о полной материальной ответственности (если работник – материально ответственное лицо);
  • копии приказов по личному составу, которые касаются работника;
  • аттестационные листы;
  • отзывы должностных лиц о работнике;
  • лист-заверитель (составляют при сдаче личного дела в архив);
  • результаты предварительного и обязательных периодических медицинских осмотров;
  • согласие на обработку персональных данных.

Совет: включите в бланк личного листка фразу «Обязуюсь своевременно извещать обо всех изменениях личных данных». Попросите работника поставить под ней подпись.

Назначьте приказом ответственного за ведение и хранение личных дел. Ознакомьте его с документом под подпись. Разработайте локальный акт, например положение о порядке ведения личных дел. Определите в нем, как формировать, вести и хранить дела.

Возьмите у каждого работника согласие на сбор, хранение и обработку персональных данных. Если не возьмете, то вас оштрафуют. Детскому саду или школе грозит штраф до 75 000 руб., руководителю – до 20 000 руб. (п. 2 ст. 13.11 КоАП).

Внимание: не подшивайте в личное дело копии документов, которые работник приносит при приеме на работу (ст. 65 ТК).

Роскомнадзор расценит это как обработку избыточных персональных данных (постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 11.03.2014 по делу № А53-10287/2013, от 21.04.2014 по делу № А53-13327/2013). Проверьте паспорт, военный билет, СНИЛС, ИНН, документы об образовании и семейном положении, справку об отсутствии судимости и др. Запишите данные в личную карточку по форме № Т-2 и верните документы работнику.

Копируйте личные документы только для конкретной цели – например, чтобы выдать пособие или путевку. Используйте их до тех пор, пока не достигли цели. Ненужные копии уничтожайте. Иначе детский сад и школу оштрафуют на сумму от 30 000 до 50 000 руб., а руководителя – от 5000 до 10 000 руб. (п. 1 ст. 13.11 КоАП). Согласие работника на обработку избыточных персональных данных не освобождает организацию от ответственности (постановления Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 14.03.2014 № А53-12557/2013, от 28.10.2013 № 15АП-15175/13).

Если копии личных документов нужны постоянно, например, чтобы организовать пропускной режим, то издайте локальный акт о порядке хранения. Укажите в нем, какие документы и на каком основании храните. Внесите в список обязательных документов копии паспортов работников.

Совет: проверьте личные дела сотрудников.

В них могут остаться копии документов, которые уже не нужны. Уничтожьте их. Например, если в деле осталась копия справки о рождении ребенка, а пособие уже выплатили, то составьте акт об уничтожении справки и избавьтесь от нее (информация Роскомнадзора от 25.09.2015). Порядок уничтожения не установлен, поэтому разработайте его самостоятельно (п. 4 ст. 21 Закона от 27.06.2006 № 152-ФЗ).

Ситуация: обязательно ли вести личные дела сотрудников

Нет, не обязательно. Образовательная организация вправе решить этот вопрос самостоятельно. Обязательно заводить личные дела только на государственных гражданских, муниципальных служащих и военнослужащих (ст. 30 Закона от 02.03.2007 № 25-ФЗ, ст. 42 Закона от 27.07.2004 № 79-ФЗ, ст. 2 Закона от 28.03.1998 № 53-ФЗ, Указ Президента от 30.05.2005 № 609).<   >

Рекомендации по теме
Школа Менеджер Образования  
Дистанционное обучение 24/7

Выгодная подписка

Самое выгодное предложение на подписку

Получите 21 журнал в подарок до конца января

Забрать журналы

Мы в соцсетях
А еще:
×
Сайт предназначен для работников сферы образования!

Чтобы скачать документ, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Регистрация на сайте бесплатна.

А еще в подарок за регистрацию мы дарим Вам полезную таблицу принятых профстандартов непедагогических работников.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться

Внимание!
Сайт предназначен только для работников дошкольного образования.

Зарегистрируйтесь.
Это бесплатно и займёт менее 1 минуты!
За регистрацию на сайте для Вас сегодня — журнал «Справочник старшего воспитателя дошкольного учреждения» (скачать в pdf).

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Присоединяйтесь к выбору Ваших коллег!
Зарегистрироваться
×
Регистрация

Зарегистрируйтесь, чтобы получить документ. Это бесплатно и займет всего минуту!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.