3 месяца бесплатно при подписке в январе ЗАБРАТЬ>>>

Справочник руководителя дошкольного учреждения

Можно ли хранить копии документов в личном деле?

  • 13 декабря 2018
  • 15

Вопрос

Можно ли хранить копии документов в личном деле?

Ответ

Нет, нельзя.

Не подшивайте в личное дело копии документов, которые работник приносит при приеме на работу (ст. 65 ТК).

Роскомнадзор расценит это как обработку избыточных персональных данных (постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 11.03.2014 по делу № А53-10287/2013, от 21.04.2014 по делу № А53-13327/2013). Проверьте паспорт, военный билет, СНИЛС, ИНН, документы об образовании и семейном положении, справку об отсутствии судимости и др. Запишите данные в личную карточку по форме № Т-2 и верните документы работнику.

Копируйте личные документы только для конкретной цели – например, чтобы выдать пособие или путевку. Используйте их до тех пор, пока не достигли цели. Ненужные копии уничтожайте. Иначе детский сад и школу оштрафуют на сумму от 30 000 до 50 000 руб., а руководителя – от 5000 до 10 000 руб. (п. 1 ст. 13.11 КоАП). Согласие работника на обработку избыточных персональных данных не освобождает организацию от ответственности (постановления Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 14.03.2014 № А53-12557/2013, от 28.10.2013 № 15АП-15175/13).

Если копии личных документов нужны постоянно, например, чтобы организовать пропускной режим, то издайте локальный акт о порядке хранения. Укажите в нем, какие документы и на каком основании храните. Внесите в список обязательных документов копии паспортов работников.

Обоснование

Из рекомендации

Как формировать и хранить личное дело работника

В рекомендации читайте, какие документы подшить в личное дело, как его оформить и сколько хранить.

Какие документы подшить в личное дело

Формируйте личное дело на каждого сотрудника. Оформляйте дело в отдельной папке – так удобно систематизировать документы и обрабатывать персональные данные.

Подшейте в личное дело:

  • внутреннюю опись документов;
  • личный листок по учету кадров и дополнение к нему;
  • автобиографию;
  • заявление о приеме на работу;
  • должностную инструкцию;
  • характеристики и рекомендательные письма;
  • трудовой договор и дополнительные соглашения к нему;
  • договор о полной материальной ответственности (если работник – материально ответственное лицо);
  • копии приказов по личному составу, которые касаются работника;
  • аттестационные листы;
  • отзывы должностных лиц о работнике;
  • лист-заверитель (составляют при сдаче личного дела в архив);
  • результаты предварительного и обязательных периодических медицинских осмотров;
  • согласие на обработку персональных данных.

Совет: включите в бланк личного листка фразу «Обязуюсь своевременно извещать обо всех изменениях личных данных». Попросите работника поставить под ней подпись.

Назначьте приказом ответственного за ведение и хранение личных дел. Ознакомьте его с документом под подпись. Разработайте локальный акт, например положение о порядке ведения личных дел. Определите в нем, как формировать, вести и хранить дела.

Возьмите у каждого работника согласие на сбор, хранение и обработку персональных данных. Если не возьмете, то вас оштрафуют. Детскому саду или школе грозит штраф до 75 000 руб., руководителю – до 20 000 руб. (п. 2 ст. 13.11 КоАП).

Внимание: не подшивайте в личное дело копии документов, которые работник приносит при приеме на работу (ст. 65 ТК).

Роскомнадзор расценит это как обработку избыточных персональных данных (постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 11.03.2014 по делу № А53-10287/2013, от 21.04.2014 по делу № А53-13327/2013). Проверьте паспорт, военный билет, СНИЛС, ИНН, документы об образовании и семейном положении, справку об отсутствии судимости и др. Запишите данные в личную карточку по форме № Т-2 и верните документы работнику.

Копируйте личные документы только для конкретной цели – например, чтобы выдать пособие или путевку. Используйте их до тех пор, пока не достигли цели. Ненужные копии уничтожайте. Иначе детский сад и школу оштрафуют на сумму от 30 000 до 50 000 руб., а руководителя – от 5000 до 10 000 руб. (п. 1 ст. 13.11 КоАП). Согласие работника на обработку избыточных персональных данных не освобождает организацию от ответственности (постановления Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 14.03.2014 № А53-12557/2013, от 28.10.2013 № 15АП-15175/13).

Если копии личных документов нужны постоянно, например, чтобы организовать пропускной режим, то издайте локальный акт о порядке хранения. Укажите в нем, какие документы и на каком основании храните. Внесите в список обязательных документов копии паспортов работников.

Совет: проверьте личные дела сотрудников.

В них могут остаться копии документов, которые уже не нужны. Уничтожьте их. Например, если в деле осталась копия справки о рождении ребенка, а пособие уже выплатили, то составьте акт об уничтожении справки и избавьтесь от нее (информация Роскомнадзора от 25.09.2015). Порядок уничтожения не установлен, поэтому разработайте его самостоятельно (п. 4 ст. 21 Закона от 27.06.2006 № 152-ФЗ).

Ситуация: обязательно ли вести личные дела сотрудников

Нет, не обязательно. Образовательная организация вправе решить этот вопрос самостоятельно. Обязательно заводить личные дела только на государственных гражданских, муниципальных служащих и военнослужащих (ст. 30 Закона от 02.03.2007 № 25-ФЗ, ст. 42 Закона от 27.07.2004 № 79-ФЗ, ст. 2 Закона от 28.03.1998 № 53-ФЗ, Указ Президента от 30.05.2005 № 609).

Ситуация: можно ли вести личные дела работников и не оформлять личные карточки по форме № Т-2

Нет, нельзя. Личная карточка – обязательный документ. Работодатель должен оформить его на каждого работника (п. 2 постановления Госкомстата от 05.01.2004 № 1, п. 12, 41 Правил, утв. постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225).

Ситуация: можно ли подшить в личное дело характеристику с прежнего места работы

Да, можно. Предложите работнику самостоятельно принести характеристику с прежнего места работы или дать согласие на ее запрос.

Все персональные данные получайте у самого работника (ст. 86 ТК). Если их можно получить только у третьей стороны, то заранее уведомите работника и получите его письменное согласие (ст. 9 Закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ). Сообщите ему о целях, источниках и способах получения персональных данных.

Как оформить личное дело

Используйте для личного дела папку-скоросшиватель. Укажите на обложке фамилию, имя, отчество работника, дату открытия личного дела и его учетный номер. Вложите внутреннюю опись. Оформите по шаблону. Он утвержден приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526. Заполняйте опись постепенно, по мере поступления документов. Располагайте их в хронологическом порядке. Указывайте порядковые номера, индексы документов и количество листов. Последней должна быть копия приказа о расторжении трудового договора. Подписывает внутреннюю опись сотрудник, который ее составил.

Перед тем как сдать дело на архивное хранение, сделайте на описи итоговую запись. Укажите, сколько документов находится в деле, из скольких листов оно состоит. Отдельно пронумеруйте внутреннюю опись. Количество листов укажите в листе-заверителе. Подшейте бланк формы для описи в начало дела, а бланки листов-заверителей – в конец.

Совет: если забыли подшить бланк внутренней описи документов, то подклейте его к внутренней стороне обложки личного дела.

Ситуация: обязательно ли заверять копии документов в личном деле

Не обязательно, но рекомендуется.

Законодательство не требует заверять копии документов, которые храните в личном деле. Однако незаверенные копии не имеют юридической силы. Поручите кадровику сверить копии с оригиналами документов, поставить отметку «Верно», указать свои данные и дату. Таким образом он подтвердит, что сведения соответствуют действительности. При заверении копий соблюдайте правила, которые установлены ГОСТ Р 6.30-2003.

Как хранить личное дело

Храните личные дела работников в отделе кадров или у секретаря в специально отведенном месте. Дела бывших работников передайте в архив. Предварительно удалите скрепки со всех документов и прошейте их так, чтобы можно было читать текст, в том числе даты, визы и резолюции.

Срок хранения личных дел – 75 лет, если их закрыли до 1 января 2003 года, или 50 лет – если после 1 января 2003 года. Личные дела руководителей храните постоянно.

Внимание: храните личные дела в сейфе или запирающемся шкафу. Трудовые книжки храните в сейфе отдельно от личных дел.

Проводите ежегодную ревизию личных дел, чтобы проверить сохранность и актуальность документов. Перечень типовых архивных документов со сроками хранения утвержден приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558. Изымайте документы, когда истечет срок хранения. Результаты проверки оформляйте актом. Ставьте отметку о проверке дела в дополнении к личному листку по учету кадров.

Ситуация: нужно ли заводить новое личное дело на работника, которого повторно приняли на работу

Да, нужно. Оформите на вновь принятого сотрудника новое личное дело, так как предыдущее считается закрытым. Заведите его сразу после издания приказа о приеме на работу.

Рекомендации по теме
Школа Менеджер Образования  
Дистанционное обучение 24/7

Выгодная подписка

Самое выгодное предложение на подписку

Получите 21 журнал в подарок до конца января

Забрать журналы

Мы в соцсетях
А еще:
×
Сайт предназначен для работников сферы образования!

Чтобы скачать документ, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Регистрация на сайте бесплатна.

А еще в подарок за регистрацию мы дарим Вам полезную таблицу принятых профстандартов непедагогических работников.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться

Внимание!
Сайт предназначен только для работников дошкольного образования.

Зарегистрируйтесь.
Это бесплатно и займёт менее 1 минуты!
За регистрацию на сайте для Вас сегодня — журнал «Справочник старшего воспитателя дошкольного учреждения» (скачать в pdf).

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Присоединяйтесь к выбору Ваших коллег!
Зарегистрироваться
×
Регистрация

Зарегистрируйтесь, чтобы получить документ. Это бесплатно и займет всего минуту!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.