Скидка на журналы 15 %+ 3 месяца подписки в подарок Получить>>>
Справочник руководителя дошкольного учреждения

Должностная инструкция делопроизводителя в детском саду

  • 21 января 2019
  • 238

Как и в любой организации, работа в детском образовательном учреждении (ДОУ) сопровождается оформлением огромного количества разнообразных документов. Классификацией и систематизацией документации занимается делопроизводитель. Делопроизводитель в детском саду — сотрудник, ответственный за канцелярскую работу и делопроизводство. Получить эту должность может только соискатель с высоким уровнем квалификации, чаще всего в требованиях к вакансии указывается опыт работы и уровень образования.

Делопроизводство дошкольного учреждения основывается на правильной систематизации документации. Шаблоны и организация процесса отражены в специальных инструкциях и отвечают определенным требованиям:

  • В соответствии с российским законодательством необходимо вовремя и точно выполнять распорядительные документы.

  • Соблюдение порядка учета, регистрации, обработки, исполнения, контроля, хранения документов.

  • Единообразие в организации подобной работы во всех образовательных учреждениях.

Должностная инструкция делопроизводителя в детском саду

Непосредственно перед вступлением в должность сотрудника знакомят с должностной инструкцией делопроизводителя в ДОУ, которая разрабатывается сотрудником отдела кадров и утверждается руководством детского сада (директором или заведующей). Полный функционал делопроизводителя зависит от Устава конкретного учреждения.

Общие положения

В разделе “Общие положения” указывается общая информация, относящаяся к данной должности:

  • Категория сотрудников, к которой относится делопроизводитель.

  • Порядок назначения на должность.

  • Кто является непосредственным руководителем и кому подчиняется делопроизводитель.

  • Нормативные документы и акты, которыми должен руководствоваться делопроизводитель.

  • Требования к профессиональным навыкам.


Обязанности делопроизводителя в детском саду

  • Главная обязанность – организация документооборота: прием, регистрация и учет входящих и исходящих документов; формирование реестра дел; создание системы для быстрого поиска документов.

  • Своевременная и качественная подготовка необходимых актов для руководителя детского сада.

  • Подготовка справок и отчетных документов для других учреждений.

  • Создание внутренних приказов и ознакомление с ними работников ДОУ.

  • Прием писем, включая электронные, их последующая обработка и передача по назначению.

  • Присутствие на собраниях детского сада и оформление протокола во время их проведения.

  • Ведение архива: регистрация, учет, систематизация и хранение документов. Их выдача осуществляется только под роспись, делопроизводитель ответственен за их сохранность.

  • Учет рабочего времени сотрудников детского сада, оформление и передача бухгалтерии табеля для начисления заработной платы.

  • Ведение личных дел воспитанников детского сада.

  • При необходимости повышение квалификации, прохождение дополнительного профессионального обучения.

  • Участие во всех мероприятиях ДОУ.

  • Строгое соблюдение должностной инструкции.

  • Соблюдение конфиденциальности персональных данных воспитанников и сотрудников ДОУ.

  • Регулярное прохождение медосмотров.

Права и ответственность делопроизводителя

  • Делопроизводитель наделяется определенными правами, обычно это право на:

  • Своевременную выплату заработной платы.

  • Передачу руководству рабочих предложений о повышении эффективности деятельности.

  • Получение информации от других сотрудников ДОУ.

  • Оформление и передачу запросов на канцелярские товары ответственному лицу.

  • Обращение в сервис по поводу поломок офисной техники и т.д.

В должностной инструкции прописываются сферы ответственности сотрудника, это дисциплинарная, гражданско-правовая, материальная и даже уголовная ответственность.

Делопроизводитель должен знать:

  • государственный стандарт Российской Федерации «Делопроизводство и архивное дело»;

  • инструкции, акты, стандарты по организации делопроизводства;

  • типы и функции документов;

  • методику и схемы работы с документами;

  • правила обработки входящих/исходящих документов;

  • принципы составления и хранения документов;

  • деловую этику;

  • сроки хранения документации;

  • принципы контроля материалов;

  • время передачи дел в архив;

  • электронный документооборот и др.

При подписании трудового договора и вступления в должность делопроизводителю необходимо прочесть  должностную инструкцию и расписаться, подтверждая, что ознакомился и согласен с пунктами. Если из-за каких-либо обстоятельств сотрудник не был с ней ознакомлен, от него не вправе требовать исполнения изложенных обязанностей.

Положение о делопроизводстве в ДОУ

Положение о делопроизводстве – внутренний нормативный акт, закрепляющий ведение документооборота в каждом отдельном детском саду. В нем расписываются права и обязанности, функции и задачи, осуществляемые во время рабочего процесса.

Все документы ДОУ, в соответствии с Положением, делятся на:

  • Устав и учредительные документы, трудовые договоры, должностные инструкции, положения – организационно-правовые документы.

  • Распоряжения и приказы – распорядительные документы.

  • Служебные письма, докладные, справки и протоколы – информационно-справочные документы.

  • Отчетные и бухгалтерские документы.

Все вышеперечисленные категории оформляются и обрабатываются по-разному, в Положении детально фиксируется порядок их приема, регистрации, оформления, контроля прохождения, хранения и учета. Документ также регламентирует процессы печатания и тиражирования файлов, определяет правила хранения бланков, печатей и штампов.

Руководит всем процессом и контролирует делопроизводство в детском саду заведующий учреждения, непосредственную организацию осуществляет делопроизводитель. Положение определяет порядок ведения и передачи дел в случае его увольнения или ухода в отпуск.

Основная цель Положения – развитие и совершенствование системы документооборота в ДОУ, повышение эффективности управления с помощью однообразия форм, операций работы с документационным потоком.

Инструкция по делопроизводству в детском саду

В соответствии с требованиями Положения разрабатывается Инструкция по делопроизводству в ДОУ, которая детально определяет, как делопроизводитель должен вести весь рабочий процесс.

Требования к оформлению документов

Все документы ДОУ должны иметь соответствующие реквизиты:

  • название учреждения – должно точно соответствовать названию, зафиксированному в Уставе организации;

  • данные об учреждении – телефон, почтовый адрес, e-mail, сайт, банковские счета;

  • название документа – указывается везде, за исключением писем;

  • регистрационный номер документа – номер, присваиваемый при регистрации;

  • кому адресовано – размещается в правом верхнем углу документа;

  • дату – это дата визирования или подтверждения документа;

  • текст – должен быть точным, кратким, понятным;

  • подпись – указывается должность сотрудника, подписавшего документ, подпись и ее расшифровка.

В Инструкции перечисляются основные виды документов ДОУ и даются их определения. Это:

  • должностные инструкции,

  • регламент,

  • штатное расписание,

  • инструкция,

  • программа,

  • протокол,

  • план,

  • приказ,

  • докладная записка,

  • объяснительная записка,

  • заявление,

  • представление,

  • решение,

  • акт,

  • справка,

  • заключение,

  • отчет и др.

Инструкция описывает порядок движения документов – со времени их оформления до полного исполнения. Весь этот процесс должен быть профессиональным и быстрым. В документе фиксируются основные стадии работы с входящей документацией (прием, обработка, регистрация, передача исполнителю) и исходящими документами (проверка, регистрация, помещение копии в папку). Отдельный раздел Инструкции посвящен работе с письменными и устными обращениями граждан. Пункты Инструкции не должны противоречить Положению о делопроизводстве.

Разобраться с огромным количеством документации в детском саду не просто. Чтобы обеспечить непрерывную организацию документооборота, руководству необходимо тщательно подбирать сотрудника на должность делопроизводителя и внимательно рассмотреть, и утвердить все необходимые документы, связанные с его работой. Это поможет избежать ошибок, которые могут привести к серьезным последствиям.

Пройдите повышение квалификации в «Школе менеджера образования»

Курс «Управление образовательной организацией» — это знания и навыки по управлению ресурсами, кадрами, развитием образовательной организации.

Дистанционно! Вы сами выбираете удобное время для обучения!

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме
Школа Менеджер Образования  
Дистанционное обучение 24/7

Выгодная подписка

Самое выгодное предложение на подписку

Получите скидку 15% на журналы до конца февраля

Забрать журналы

Мы в соцсетях
А еще:

Внимание!
Сайт предназначен только для работников дошкольного образования.

Зарегистрируйтесь.
Это бесплатно и займёт менее 1 минуты!
За регистрацию на сайте для Вас сегодня — журнал «Справочник старшего воспитателя дошкольного учреждения» (скачать в pdf).

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦСЕТИ
Зарегистрироваться
×
Сайт предназначен для работников сферы образования!

Чтобы скачать документ, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Регистрация на сайте бесплатна.

А еще в подарок за регистрацию мы дарим Вам полезную таблицу принятых профстандартов непедагогических работников.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦСЕТИ
Зарегистрироваться
×
Регистрация

Зарегистрируйтесь, чтобы получить документ. Это бесплатно и займет всего минуту!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.