Активируйте вашу скидку
Справочник руководителя дошкольного учреждения

Должностная инструкция делопроизводителя в детском саду

  • 21 января 2019
  • 870
  • Средний балл: 0 из 5

Как и в любой организации, работа в детском образовательном учреждении (ДОУ) сопровождается оформлением огромного количества разнообразных документов. Классификацией и систематизацией документации занимается делопроизводитель. Делопроизводитель в детском саду — сотрудник, ответственный за канцелярскую работу и делопроизводство. Получить эту должность может только соискатель с высоким уровнем квалификации, чаще всего в требованиях к вакансии указывается опыт работы и уровень образования.

Делопроизводство дошкольного учреждения основывается на правильной систематизации документации. Шаблоны и организация процесса отражены в специальных инструкциях и отвечают определенным требованиям:

  • В соответствии с российским законодательством необходимо вовремя и точно выполнять распорядительные документы.

  • Соблюдение порядка учета, регистрации, обработки, исполнения, контроля, хранения документов.

  • Единообразие в организации подобной работы во всех образовательных учреждениях.

Должностная инструкция делопроизводителя в детском саду

Непосредственно перед вступлением в должность сотрудника знакомят с должностной инструкцией делопроизводителя в ДОУ, которая разрабатывается сотрудником отдела кадров и утверждается руководством детского сада (директором или заведующей). Полный функционал делопроизводителя зависит от Устава конкретного учреждения.

Полезная информация о том, как составить и утвердить должностную инструкцию делопроизводителя в детском саду доступна в справочной системе «Образование»

Общие положения

В разделе “Общие положения” указывается общая информация, относящаяся к данной должности:

  • Категория сотрудников, к которой относится делопроизводитель.

  • Порядок назначения на должность.

  • Кто является непосредственным руководителем и кому подчиняется делопроизводитель.

  • Нормативные документы и акты, которыми должен руководствоваться делопроизводитель.

  • Требования к профессиональным навыкам.


Обязанности делопроизводителя в детском саду

  • Главная обязанность – организация документооборота: прием, регистрация и учет входящих и исходящих документов; формирование реестра дел; создание системы для быстрого поиска документов.

  • Своевременная и качественная подготовка необходимых актов для руководителя детского сада.

  • Подготовка справок и отчетных документов для других учреждений.

  • Создание внутренних приказов и ознакомление с ними работников ДОУ.

  • Прием писем, включая электронные, их последующая обработка и передача по назначению.

  • Присутствие на собраниях детского сада и оформление протокола во время их проведения.

  • Ведение архива: регистрация, учет, систематизация и хранение документов. Их выдача осуществляется только под роспись, делопроизводитель ответственен за их сохранность.

  • Учет рабочего времени сотрудников детского сада, оформление и передача бухгалтерии табеля для начисления заработной платы.

  • Ведение личных дел воспитанников детского сада.

  • При необходимости повышение квалификации, прохождение дополнительного профессионального обучения.

  • Участие во всех мероприятиях ДОУ.

  • Строгое соблюдение должностной инструкции.

  • Соблюдение конфиденциальности персональных данных воспитанников и сотрудников ДОУ.

  • Регулярное прохождение медосмотров.

Права и ответственность делопроизводителя

  • Делопроизводитель наделяется определенными правами, обычно это право на:

  • Своевременную выплату заработной платы.

  • Передачу руководству рабочих предложений о повышении эффективности деятельности.

  • Получение информации от других сотрудников ДОУ.

  • Оформление и передачу запросов на канцелярские товары ответственному лицу.

  • Обращение в сервис по поводу поломок офисной техники и т.д.

В должностной инструкции прописываются сферы ответственности сотрудника, это дисциплинарная, гражданско-правовая, материальная и даже уголовная ответственность.

Делопроизводитель должен знать:

  • государственный стандарт Российской Федерации «Делопроизводство и архивное дело»;

  • инструкции, акты, стандарты по организации делопроизводства;

  • типы и функции документов;

  • методику и схемы работы с документами;

  • правила обработки входящих/исходящих документов;

  • принципы составления и хранения документов;

  • деловую этику;

  • сроки хранения документации;

  • принципы контроля материалов;

  • время передачи дел в архив;

  • электронный документооборот и др.

При подписании трудового договора и вступления в должность делопроизводителю необходимо прочесть  должностную инструкцию и расписаться, подтверждая, что ознакомился и согласен с пунктами. Если из-за каких-либо обстоятельств сотрудник не был с ней ознакомлен, от него не вправе требовать исполнения изложенных обязанностей.

Положение о делопроизводстве в ДОУ

Положение о делопроизводстве – внутренний нормативный акт, закрепляющий ведение документооборота в каждом отдельном детском саду. В нем расписываются права и обязанности, функции и задачи, осуществляемые во время рабочего процесса.

Все документы ДОУ, в соответствии с Положением, делятся на:

  • Устав и учредительные документы, трудовые договоры, должностные инструкции, положения – организационно-правовые документы.

  • Распоряжения и приказы – распорядительные документы.

  • Служебные письма, докладные, справки и протоколы – информационно-справочные документы.

  • Отчетные и бухгалтерские документы.

Все вышеперечисленные категории оформляются и обрабатываются по-разному, в Положении детально фиксируется порядок их приема, регистрации, оформления, контроля прохождения, хранения и учета. Документ также регламентирует процессы печатания и тиражирования файлов, определяет правила хранения бланков, печатей и штампов.

Руководит всем процессом и контролирует делопроизводство в детском саду заведующий учреждения, непосредственную организацию осуществляет делопроизводитель. Положение определяет порядок ведения и передачи дел в случае его увольнения или ухода в отпуск.

Основная цель Положения – развитие и совершенствование системы документооборота в ДОУ, повышение эффективности управления с помощью однообразия форм, операций работы с документационным потоком.

Инструкция по делопроизводству в детском саду

В соответствии с требованиями Положения разрабатывается Инструкция по делопроизводству в ДОУ, которая детально определяет, как делопроизводитель должен вести весь рабочий процесс.

Требования к оформлению документов

Все документы ДОУ должны иметь соответствующие реквизиты:

  • название учреждения – должно точно соответствовать названию, зафиксированному в Уставе организации;

  • данные об учреждении – телефон, почтовый адрес, e-mail, сайт, банковские счета;

  • название документа – указывается везде, за исключением писем;

  • регистрационный номер документа – номер, присваиваемый при регистрации;

  • кому адресовано – размещается в правом верхнем углу документа;

  • дату – это дата визирования или подтверждения документа;

  • текст – должен быть точным, кратким, понятным;

  • подпись – указывается должность сотрудника, подписавшего документ, подпись и ее расшифровка.

Должностная инструкция делопроизводителя в детском саду

Получите диплом установленного образца


Узнать больше о нормативно-правовом регулировании образовательной деятельности ДОО, разработке основной образовательной программы дошкольного образования и получить методические рекомендации экспертов поможет учебная программа «Организация и контроль качества образовательной деятельности в ДОО»

Должностная инструкция делопроизводителя в детском саду Должностная инструкция делопроизводителя в детском саду Должностная инструкция делопроизводителя в детском саду Должностная инструкция делопроизводителя в детском саду

В Инструкции перечисляются основные виды документов ДОУ и даются их определения. Это:

  • должностные инструкции,

  • регламент,

  • штатное расписание,

  • инструкция,

  • программа,

  • протокол,

  • план,

  • приказ,

  • докладная записка,

  • объяснительная записка,

  • заявление,

  • представление,

  • решение,

  • акт,

  • справка,

  • заключение,

  • отчет и др.

Инструкция описывает порядок движения документов – со времени их оформления до полного исполнения. Весь этот процесс должен быть профессиональным и быстрым. В документе фиксируются основные стадии работы с входящей документацией (прием, обработка, регистрация, передача исполнителю) и исходящими документами (проверка, регистрация, помещение копии в папку). Отдельный раздел Инструкции посвящен работе с письменными и устными обращениями граждан. Пункты Инструкции не должны противоречить Положению о делопроизводстве.

Разобраться с огромным количеством документации в детском саду не просто. Чтобы обеспечить непрерывную организацию документооборота, руководству необходимо тщательно подбирать сотрудника на должность делопроизводителя и внимательно рассмотреть, и утвердить все необходимые документы, связанные с его работой. Это поможет избежать ошибок, которые могут привести к серьезным последствиям.

Пройдите повышение квалификации в «Школе менеджера образования»

Курс «Управление образовательной организацией» — это знания и навыки по управлению ресурсами, кадрами, развитием образовательной организации.

Дистанционно! Вы сами выбираете удобное время для обучения!

logo

Внимание!
Сайт предназначен только для работников дошкольного образования.

Зарегистрируйтесь.
Это бесплатно и займёт менее 1 минуты!
За регистрацию на сайте для Вас сегодня — журнал «Справочник старшего воспитателя дошкольного учреждения» (скачать в pdf).

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦСЕТИ
Зарегистрироваться
×
Сайт предназначен для работников сферы образования!

Чтобы скачать документ, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Регистрация на сайте бесплатна.

А еще в подарок за регистрацию мы дарим Вам полезную таблицу принятых профстандартов непедагогических работников.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦСЕТИ
Зарегистрироваться
×
Регистрация

Зарегистрируйтесь, чтобы получить документ. Это бесплатно и займет всего минуту!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.