Заполняем кадровые документы в ДОУ правильно

5580

В дошкольной образовательной организации не всегда есть инспектор по кадрам, который ведет все кадровые документы в ДОУ. Обычно эту функцию выполняет секретарь или бухгалтер образовательного учреждения. Неудивительно, что контролирующие органы, проводящие кадровый аудит, в большинстве случаев констатируют нарушения в оформлении документов, что часто приводит к штрафам, а иногда и к более серьезным последствиям.

Правовая основа ведения кадровых документов в ДОУ

Сложности возникают из-за того, что законодательной базы, которая бы регламентировала выбор унифицированных форм ведения кадровых документов в ДОУ, попросту нет. Действующие нормативные правовые акты актуальны для учреждений разных форм собственности, нормы в них часто дублируются.

Выбор редакции:

Сборник лучших материалов по теме
«Документооборот»


Долгое время только постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее – Постановление Госкомстата России № 1) содержало нормы унифицированных кадровых документов.

Сайт предназначен для работников сферы образования

Статьи в полном объёме доступны только зарегистрированным пользователям.
После регистрации Вы получаете:

  • доступ к 9 000+ профессиональных материалов;
  • 4 000 готовых рекомендаций педагогов-новаторов;
  • более 200 сценариев открытых уроков;
  • 2 000 комментариев экспертов к нормативным документам.

Приказом Минфина России от 15.12.2010 № 173н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями и Методических указаний по их применению» (далее – Приказ № 173н) были утверждены новые формы документов, в том числе имеющие прямое отношение к кадровой работе (например, табель учета рабочего времени), обязательные для применения в государственных и муниципальных организациях.

Руководитель экономического субъекта принимает формы первичных документов учета по представлению должностного лица, занимающегося бухгалтерским учетом.

Закон № 402-ФЗ. Ст. 9. Ч. 4

С принятием Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»(далее – Закон № 402-ФЗ) у экономического субъекта, в том числе дошкольной организации, появилось право разрабатывать свои формы первичных учетных документов.

Означает ли это, что детский сад вправе разрабатывать свои формы кадровых документов?

Согласно с п. 8 ч. 1 ст. 3 Закона № 402-ФЗ под хозяйственной жизнью понимают события, операции, сделки, которые связаны с движением денежных средств, изменением финансового положения экономического субъекта, имеет финансовый результат деятельности. Поскольку увольнением, прием на работу и перевод на другую должность сотрудника ДОУ также влияет на финансовое положение учреждения, они могут быть отнесены к примерам хозяйственной жизни организации. 

  • В преамбуле Постановления Госкомстата России № 1, содержатся унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, которые утверждены для реализации требований Трудового кодекса Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ (далее – ТК РФ).
  • При этом Постановление Госкомстата России № 1 не содержит упоминаний актов о бухгалтерском учете, что подтверждает вывод: к первичным документам учета не относятся унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда.
  • Кроме того, Закон № 402-ФЗ регламентирует требования к бухгалтерской (финансовой) отчетности (ч. 1 ст. 1), под которой понимают информацию о финансовом положении экономического субъекта на отчетную дату, результате его финансовой деятельности, движения средств, которая систематизирована согласно Закону № 402-ФЗ (п. 1 ч. 1 ст. 3).

При этом из всех форм, указанных в Постановлении Госкомстата России № 1, на бюджетные организации распространяются только формы, перечисленные в п. 1.1, т. е. формы, составляемые специалистами кадровых служб, в полномочия которых не входит оформление бухгалтерской (финансовой) отчетности. Государственные и муниципальные организации должны руководствоваться в своей бухгалтерской работе Приказом № 173н.

Компетентные органы должны дать пояснение в сложившейся двоякой ситуации. Важно, чтобы в учетной практике или локальных нормативных актах ДОУ были утверждены факты применения унифицированных форм, указанных в п. 1.1 Постановления Госкомстата России № 1.

Сотрудники, которые ведут кадровые документы ДОУ, знакомы с подобными формами, но все равно нередко допускают ошибки, которые могут стать причиной применения санкций к руководителю или учреждению.

Ошибки, допускаемые при заполнении форм кадровых документов в ДОУ, и рекомендации по их устранению

В приказе (распоряжении) о приеме работника ДОО на работу (форма № Т-1, код по ОКУД 0301001) наиболее часто встречаются следующие ошибки:

Неправильно указано наименование организации

Наименование организации должно быть полным и соответствовать наименованию в учредительных документах.

Не заполнено поле «Код по ОКПО»

Каждой организации, вновь созданной или созданной в результате реорганизации, слияния или выделения, присваивается собственный код. Он состоит из восьми или десяти цифр: первые семь или девять – порядковый номер, а восьмая или десятая – контрольное число.

Неверно указана дата составления приказа (распоряжения)

Приказ (распоряжение) подписывается руководителем дошкольной организации, уполномоченным принимать на работу работника ДОО. Соответственно датой документа будет являться дата подписания приказа (распоряжения) руководителем.

ТК РФ, определяя процедуру установления и оформления трудовых отношений, оперирует тремя датами: датой подписания трудового договора, датой вступления трудового договора в силу и датой начала работы. Целесообразно минимизировать «разрыв» между датой вступления трудового договора в силу и датой начала исполнения работником ДОО своей трудовой функции. Если по определенным причинам разрыва дат избежать не удалось, следует указать в приказе (распоряжении) в качестве даты приема на работу дату вступления трудового договора в силу.

Таким образом руководитель дошкольной организации обезопасит себя от возможных споров с работником ДОО в будущем.

Неправильно указана должность (специальность, профессия) трудящегося

Согласно ч. 2 ст. 57 ТК РФ, важно, чтобы наименования профессий, должностей и специальностей, выполнение работы по которым предусматривает начисление льгот или компенсаций, наличие ограничений, согласно федеральному закону, соответствовали заявленным в квалификационных справочниках, которые в порядке, устанавливаемом Правительством РФ, или соответствующим положениям профессиональных стандартов. В противном случае работники ДОО не смогут получить положенные им по закону компенсации и льготы.

Не указаны условия приема на работу и характер работы

В этом разделе приказа (распоряжения) следует отразить основные условия трудового договора, необходимые для оперативной организации бухгалтерского, кадрового, табельного или иного учета: «по совместительству», «в порядке перевода из другой организации», «для замещения временно отсутствующего сотрудника», «для выполнения определенной работы» и др.

Перечень условий трудового договора, которые должны быть отражены в приказе (распоряжении), можно закрепить в локальном нормативном акте (стандарте) детского сада по организации кадровой работы например:

  • характер работы – «постоянно», «временно», «сезонно» и пр.;
  • вид работы – «основная», «по совместительству» и пр.;
  • режим труда – «полное рабочее время»,«неполное рабочее время», «сокращенное рабочее время» и пр.;
  • условия труда – «нормальные», «вредные», «особые» и пр.

Унифицированная форма приказа (распоряжения) о приеме специалиста на работу не предусматривает указания нескольких видов надбавок и доплат. Однако работник, отвечающий за ведение кадровых документов в ДОУ, может добавить нужное количество строк, конкретизировав в них наименование и характеристику выплат: «надбавка за ученую степень кандидата наук», «надбавка за вредные условия труда» и пр.

Неправильно указан размер тарифной ставки или оклада работника ДОО

Согласно с ч. 2 ст. 57 ТК РФ размер тарифной ставки или оклада работника ДОО прописывается в соглашении между сотрудником и работодателем и является существенным условием. В трудовом договоре также должны быть закреплены поощрительные выплаты, надбавки и доплаты, а также из размер с указанием сумм. Важно подчеркнуть, что доплаты и надбавки могут быть указаны в процентном или долевом соотношении к тарифной ставке (окладу), что будет прописано в приказе о приеме на работу. Это является нарушением трудового законодательства, поскольку выплаты, надбавки и доплаты указываются исключительно в рублях. 

Неправильно оформлена подпись ответственного лица

Если приказ о приеме работника ДОО на работу подписывает не руководитель дошкольной организации, то в этом случае в строке:

Заполняем кадровые документы в ДОУ правильно

Особо следует сказать о заверении приказа (распоряжения) печатью дошкольной организации. Поскольку форма № Т-1 не содержит метки «М.П.», печать ставить не надо. Это правило относится ко всем кадровым формам, в которых данной метки нет.

Отсутствует подпись работника ДОО, свидетельствующая о том, что он был  ознакомлен с приказом (распоряжением)

Согласно ч. 2 ст. 68 ТК РФ приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу объявляется работнику ДОО под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы. По требованию работника ДОО работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию указанного приказа (распоряжения).

Довольно часто встречаются ошибки и в приказе (распоряжении) о переводе работника ДОО на другую работу (форма № Т-5, код по ОКУД 0301004).

Ошибки и в приказе о переводе работника на другую работу

1. Неверно указана дата окончания перевода на другую работу

Как известно, не во всех случаях перевода можно определить его конечную дату. В частности, если работник ДОО переводится на другую работу для замещения временно отсутствующего работника и время отсутствия этого работника неизвестно или не может быть установлено точной календарной датой (например, работник ДОО находится на больничном), то ставить ее не нужно.

Нередко работницы образовательных организаций переводятся на другую работу по медицинскому заключению в связи с беременностью. В этом случае перевод также носит временный характер – до наступления у работницы права на отпуск по беременности и родам и использования этого отпуска.

В приказе (распоряжении) данный факт можно отразить двумя способами:

  • событие, наступлением которого стороны обусловили окончание времени перевода, указывается в строке «по» реквизита «Дата» фразой «до наступления права на отпуск по беременности и родам»;
  • указанная строка остается пустой, а в строке «вид перевода (постоянно, временно)» описывается само событие: «временно, до наступления права на отпуск по беременности и родам».

После наступления события указывается точная дата окончания перевода.

2. Не заполнена строка «причина перевода»

В хозяйственной деятельности образовательной организации бывают случаи, когда в связи с производственной необходимостью руководитель вынужден перевести работника ДОО на другую работу без его согласия. Если указанная строка будет не заполнена, перевод может быть расценен как безосновательный.

Особенности оформления приказа (распоряжения) о переводе работника на другую работу следует предусмотреть и утвердить локальным нормативным актом образовательной организации

В приказе (распоряжении) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (форма № Т-8, код по ОКУД 0301006) наиболее часто встречаются ошибки двух видов:

  • Неправильно указана дата составления приказа (распоряжения)

Последним рабочим днем работника ДОО является день его увольнения. Соответственно датой составления приказа (распоряжения) об увольнении работника не может быть число, наступившее после последнего дня его работы.

  • Неправильно оформлена строка:

Прекратить действие трудового договора от «___» ______ 20__ г. № __,

Уволить                                                                   «___» ______ 20__ г.

                                                                                         (ненужное зачеркнуть)

Работники ДОО, отвечающие за оформление приказа (распоряжения), как правило, не знают, в каких случаях и что нужно зачеркивать.

Зачеркнуть верхнюю строку можно только в том случае, когда соглашение с работником ДОО не было заключено письменно, то есть если специалист приступил к работе 6 октября 1992 года по приказу о приеме на работу. Перечеркивание формулировки «уволить» допустимо тогда, когда трудовой договор прекращает действие в связи со смертью работника, признанием его безвести пропавшим или умершим по признанию суда.

Необходимо также обратить особое внимание на формулировки, использующиеся в приказе (распоряжении). Структура унифицированной формы не позволяет соединить фразы в одно связное по смыслу предложение. Это было бы возможно, если бы наименование должности (специальности, профессии) предшествовало наименованию структурного подразделения.

Однако все-таки лучше указывать фамилию, имя и отчество работника ДОО, а также его должность (специальность, профессию) в родительном падеже для того, чтобы они грамматически сочетались с глаголом «уволить».

В период летних каникул работники ДОО массово уходят в отпуск. В связи с этим руководитель детского сада должен издать приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам (форма Т-6а, код по ОКУД 0301019).

При оформлении таких приказов чаще всего встречаются следующие ошибки:

  • Неверно указана дата составления документа

С учетом требований ч. 9 ст. 136 ТК РФ оплата отпуска должна быть произведена не позднее чем за три дня до его начала. Чтобы бухгалтерия начислила и перечислила денежные средства, копия приказа (распоряжения) должна быть представлена в бухгалтерию не позднее 10 дней до начала отпуска. Соответственно приказ (распоряжение) рекомендуется оформить не позднее двух недель до начала отпуска.

  • Неверно указаны даты в графе «за период работы»

Стаж работы, дающий право на ежегодный оплачиваемый отпуск, должен исчисляться в соответствии с требованиями ст. 121 ТК РФ. В частности, согласно ч. 2 указанной статьи в стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, не включается время:

  1. отсутствия работника ДОО на работе без уважительных причин, в т. ч. вследствие его отстранения от работы в случаях, предусмотренных ст. 76 ТК РФ;
  2. отпусков по уходу за ребенком до достижения им установленного законом возраста.
  • Неправильно подсчитаны календарные дни отпуска

Обычно при расчете количества календарных дней отпуска возникают трудности, если в отпускной период попадают государственные праздники, оговоренные в ст. 112 ТК РФ. Необходимо помнить, что при переносе выходных дней на другой период эти дни в соответствии с ч. 1 ст. 120 ТК РФ входят в отпуск. Например, если работник ДОО написал заявление о предоставлении ему отпуска на 14 календарных дней с 29 апреля 2014 г., то с учетом праздничных дней 1 и 9 мая он должен находиться в отпуске до 14 мая 2014 г. включительно и выйти на работу только 15 мая.

Нерабочими праздничными днями в РФ являются:

  • 1, 2, 3, 4, 5, 6 и 8 января – Новогодние каникулы;
  • 7 января – Рождество Христово;
  • 23 февраля – День защитника Отечества;
  • 8 марта – Международный женский день;
  • 1 мая – Праздник Весны и Труда;
  • 9 мая – День Победы;
  • 12 июня – День России;
  • 4 ноября – День народного единства.

ТК РФ. Ст. 112. Ч. 1

Помимо приказов (распоряжений) о предоставлении отпуска работникам ДОО также должен быть график отпусков (форма № Т-7, код по ОКУД 0301020).

Чаще всего при его оформлении допускаются следующие ошибки:

  • Неверно указана дата составления документа
  • График отпусков в ДОУ должен быть готов не позднее чем за две недели до наступления календарного года, на который он составляется, т. е. не позднее 16 декабря.
  • Не заполнена графа «перенесение отпуска»
  • Графа «перенесение отпуска» должна заполняться по мере совершения переноса отпусков работников, а не в конце года, как это происходит во многих образовательных организациях.

Нет отметки об учете мнения профсоюзного органа. Руководство ДОУ утверждает график отпуском, учитывая мнение первичной профсоюзной организации, согласно порядку, установленному ст. 372 ТК РФ. Перед утверждением решения руководитель направляет проект графика отпусков сотрудников и обоснования к нему в профсоюзную организацию. Согласно установленного ч. 2 ст. 372 ТК РФ срока выборный орган профсоюзной организации должен сформулировать мотивированное мнение по полученному проекту и передать его в письменной форме. Если сроки составления мотивированного мнения не были соблюдены, администрация ДОУ вправе утверждать график отпусков таким, каким был составлен проект.

Административная ответственность за нарушение трудового законодательства перед работником ДОО

Руководитель дошкольной организации должен помнить о том, что за нарушения трудового законодательства ему самому и детскому саду грозит административное наказание.

В соответствии со ст. 5.27 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях от 30.12.2001 № 195-ФЗ:

  • нарушение законодательства о труде влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 1 тыс. до 5 тыс. руб.; на юридических лиц – от 30 тыс. до 50 тыс. руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток (ч. 1);
  • нарушение законодательства о труде должностным лицом, ранее подвергнутым административному наказанию за аналогичное административное правонарушение, влечет дисквалификацию на срок от одного года до трех лет (ч. 2).

Нормативные документы

  • Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ
  • Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях от 30.12.2001 № 195-ФЗ
  • Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»
  • Приказ Минфина России от 15.12.2010 № 173н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями Методических указаний по их применению»
  • Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»
Читайте в ближайших номерах журнала «Справочник руководителя дошкольного учреждения»
    Читать сейчас



    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Повышение квалификации

      Повышение квалификации заведующих детским садом и старших воспитателей

      Проверьте свои знания и получите удостоверение или диплом установленного образца

      Участвовать

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...

       Вебинары
      • 14 ноября 2017 г.
      • Новые решения по созданию современной развивающей предметно-пространственной среды в условиях ФГОС ДО

      • Богомолова Марина Валентиновна
        кандидат психологических наук, доцент кафедры педагогики и методики дошкольного образования ГАОУ ВПО «Московский институт открытого образования»

        ТЕМЫ ВЕБИНАРА:

        • ✱ В процессе вебинара уделим особое внимание вопросам создания образовательного пространства
        • ✱ Раскроем современные научно-практические подходы создания обогащенной образовательной среды, способствующей развитию детей старшего дошкольного возраста в контексте идей конвергентного образования
        Подробнее






      © МЦФЭР, 2017. Resobr.ru: сайт для специалистов и руководителей сферы дошкольного образования. Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64054 от 25.12.2015

      По вопросам подписки обращайтесь: 8 800 775-4822 (звонки по России бесплатные)

      По вопросам клиентской поддержки тел.: +7 (495) 937-90-82

      

      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Сайт предназначен для работников сферы дошкольного образования

      Чтобы продолжить чтение, пожалуйста, зарегистрируйтесь (это бесплатно).

      После регистрации вы получите:

      • доступ к 9 400 профессиональных материалов;
      • 4 300 готовых рекомендаций методистов и воспитателей-новаторов;
      • более 250 новостей по профстандартам и ФГОС ДО;
      • 2 000 комментариев экспертов к нормативным документам;

      Подарок за регистрацию: видеолекция «ФГОС ДО: стандарт условий и стандарт поддержки разнообразия детства» (лектор Волосовец Т.В.)

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      бесплатно
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      ×
      Сайт предназначен для работников сферы образования!

      Чтобы скачать документ, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Регистрация на сайте бесплатна.

      А еще в подарок за регистрацию мы дарим Вам полезную таблицу принятых профстандартов непедагогических работников.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      ×
      Регистрация

      Зарегистрируйтесь, чтобы получить документ. Это бесплатно и займет всего минуту!

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль