Если личное имущество было использовано сотрудником организации , осуществление компенсационных выплат может происходить с помощью двух способов: по письменному соглашению сторон в соответствии со ст. 188 Трудового кодекса Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ (далее - ТК РФ), а также посредством заключения договора аренды в соответствии со ст. 606 Гражданского кодекса Российской Федерации (части второй) от 26.01.1996 № 14-ФЗ (далее — ГК РФ). Рассмотрим каждый способ.
Компенсационные выплаты работнику ДОУ по соглашению сторон
Таким образом, для признания права на компенсационные выплаты имущество работника ДОУ должно отвечать следующим требованиям:
- принадлежать работнику детского сада;
- использоваться в интересах учреждения;
- использоваться только с ведома заведующего.
Основанием для компенсационных выплат в ДОУ работникам, которые а производственных целях используют личное имущество, является приказ заведующего, устанавливающий размер компенсации (приложение). Основанием же для издания этого приказа является трудовой договор с работником или дополнительное соглашение к нему, где конкретно указано, какое личное имущество используется в производственных целях.
Для ДОУ и других бюджетных учреждений порядок расчета компенсационных выплат, которые работник получает за использование личного имущества, законодательно не определен. Исключением является использование личных легковых автомобилей – в отношении них. В Правила1 выплаты компенсации за использование в служебных целях федеральными государственными гражданскими служащими личного транспорта (в частности – легковых автомобилей и мотоциклов) включены возмещения расходов с предельными нормами расходов организации. Например, компенсация за использование легкового автомобиля с рабочим объемом двигателя до 2000 см³ включительно составляет 2400 руб. в месяц.
Чтобы выплатить компенсацию за использование в служебных целях личного транспорта, нужно отражать расходы по соответствующей подстатье КОСГУ 212 «Прочие выплаты» в соответствии с Указаниями о порядке применения бюджетной классификации Российской Федерации.
Если речь идёт о компенсационных выплатах работнику ДОУ за использование какого-либо другого личного имущества (например, оргтехники), в таком случае размер компенсации не ограничивается законодательством и определяется исключительно трудовым договором или дополнительным соглашением к нему. Для возмещения расходов на выплату компенсации за использование другого личного имущества следует применять подстатью КОСГУ 224 «Арендная плата за пользование имуществом».
Учет расчетов по компенсационным выплатам работнику ДОУ за использование личного имущества работников в служебных целях ведется на счете 302 12 «Расчеты по прочим выплатам». По кредиту данного счета отражается начисление компенсационной выплаты, по дебету — перечисление ее на банковский счет работника (или выдача из кассы дошкольной образовательной организации). При этом аналитический код затратного счета (например, 109 00 «Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг») определяется в соответствии с положениями учетной политики дошкольной образовательной организации.
Пример проведения компенсационных выплат работнику ДОУ
В соглашении к трудовому договору с методистом указано, что для исполнения трудовых обязанностей он использует личный ноутбук. Согласно приказу заведующего, методисту выплачивается компенсация за использование личного ноутбука с 1 февраля 2015 г. в размере 500 руб. Согласно учетной политике детского сада эту компенсацию необходимо добавить в состав прямых затрат при формировании себестоимости платных услуг. За февраль 2015 г. методисту было начислено и выплачено 500 руб. Отразим эту выплату следующими проводками:
| Содержание операции | Дебет | Кредит | Сумма, руб. |
| Начислена компенсация за использование личного ноутбука в служебных целях в феврале 2015 г. | 2 109 60 212 | 2 302 12 730 | 500 |
| Поступили денежные средства в кассу дошкольной образовательной организации с лицевого счета, открытого в органах федерального казначейства | 2 210 03 560 2 201 34 510 | 2 201 11 610 2 210 03 660 | 500 |
| Выплачена денежная компенсация из кассы дошкольной образовательной организации | 2 302 12 830 | 2 201 34 610 | 500 |
Компенсационные выплаты сотруднику ДОУ в соответствии со ст. 188 ТК РФ, не облагаются налогом на доходы физических лиц и страховыми взносами.
Одновременно органы, которые контролируют уплату страховых взносов акцентируют внимание на важном моменте. Для того, чтобы сотрудник использовал личное имущество в служебных целях, должны существовать соответствующие должностные обязанности работника, которые подтверждают данную необходимость. Это должно быть указано либо в характере работы сотрудника, либо находить отражение в формулировке служебных заданий. Данные замечания органов контроля говорят о том, что страховые взносы не будут начислены в том случае, если это имущество используется работником в ходе выполнения должностных обязанностей.
Следует учитывать, что письма носят информационный характер, а потому не могут использоваться в спорных (судебных) ситуациях.
При этом данные компенсационные выплаты работнику ДОУ учитываются в расходах при исчислении налога на прибыль в пределах законодательно установленных норм.
Компенсационные выплаты работнику ДОУ по договору аренды
В соответствии со ст. 606 ГК РФ по договору аренды арендодатель (работник дошкольной образовательной организации) предоставляет арендатору (дошкольной образовательной организации) личное имущество во временное владение и пользование за определенную плату. Для осуществления дальнейших компенсационных выплат работнику ДОУ договор аренды необходимо составить в письменной форме. Для движимого имущества не требуется нотариальное заверение договора или его государственная регистрация.
В договоре аренды, который является возмездным, должно присутствовать условие о размере арендной платы в твердой денежной сумме. При составлении данного договора необходимо учитывать требования главы 34 ГК РФ, включая положение об указании размера арендной платы в твердой денежной сумме.
Основанием, подтверждающим передачу имущества арендодателем (работником) арендатору (дошкольной образовательной организации), является акт о приеме-передаче объекта основных средств (ф. 0306001). Аналитический учет арендованного имущества ведется в карточке количественно-суммового учета материальных ценностей (ф. 0504041 в разрезе арендодателей по каждому объекту нефинансовых активов) на забалансовом счете 01 «Имущество, полученное в пользование» по стоимости, указанной собственником.
Расходы, которые повлекла оплата аренды имущества, согласно Указаниям № 65н, относятся на подстатью 224 КОСГУ «Арендная плата за пользование имуществом».
Учет расчетов с арендодателем ведется по счету 302 24 «Расчеты по арендной плате за пользование имуществом». По кредиту данного счета отражается начисление арендной платы, по дебету — перечисление ее на банковский счет работника. При этом аналитический код затратного счета (например, счет 109 00 «Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг») определяется в соответствии с учетной политикой дошкольной образовательной организации.
Пример компенсационных выплат работнику ДОУ
Работник (арендодатель) и дошкольная образовательная организация (арендатор) заключили договор аренды об использовании личного автомобиля работника для подвоза воспитанников из отдаленной сельской местности. Согласно договору аренды размер арендной платы составляет 2400 руб. в месяц. Стоимость передаваемого по договору аренды имущества составляет 120 000 руб. Расходы осуществляются за счет собственных доходов дошкольной образовательной организации (родительская плата за присмотр и уход за детьми) и согласно ее учетной политике подлежат включению в состав прямых затрат при формировании себестоимости платных услуг.
В бухгалтерском учете данные операции будут отражены следующим образом:
| Содержание операции | Дебет | Кредит | Сумма, руб. |
| Принят легковой автомобиль по акту |
Забалансовый счет 01 | 120 000 | |
| Начислена сумма арендной платы за месяц | 2 109 60 224 | 2 302 24 730 | 2400 |
| Начислен НДФЛ (2400 руб. x 13%) | 2 302 24 830 | 2 303 01 730 | 312 |
| Перечислен НДФЛ в бюджет | 2 303 01 830 | 2 201 11 610 | 312 |
| Поступили денежные средства на счет дошкольной образовательной организации с лицевого счета, открытого в органах федерального казначейства | 2 210 03 560 2 201 34 510 | 2 201 11 610 2 210 03 660 | 2088 |
| Выплачена денежная компенсация из кассы дошкольной образовательной организации | 2 302 24 830 | 2 201 34 610 | 2088 |
Согласно налоговому кодексу РФ сумма арендной платы, выплачиваемая работнику по договору аренды, подлежит обложению НДФЛ, но не является объектом для перечисления страховых взносов во внебюджетные фонды на основании: законодательства РФ.
Данная сумма учитывается в составе расходов при исчислении налога на прибыль в полном размере (подп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Приложение
