Участие ДОУ в выставочных мероприятиях

6065

Выставки являются важным инструментом в создании имиджа любой организации, в т. ч. и ДОУ. Однако участие в выставке должно быть тщательно подготовлено. Только в этом случае эффект будет ощутим.

Нет сомнений в том, что успех и выживание каждой организации, какими бы ни были ее размеры, форма собственности (государственная, общественная или частная) и направления деятельности, в конечном итоге зависят от репутации. Управление репутацией и формирование положительного имиджа с помощью успешных коммуникаций – это PR. Одним из множества видов PR-деятельности является участие в выставках.  

Выставка – важный инструмент связей с общественностью, используемый для укрепления имиджа организации, создания высокой репутации и побуждения целевых групп к желательным для нее действиям. 

Участие в выставке требует не только тщательной подготовки, но и больших финансовых затрат. Поэтому, прежде чем решиться на столь серьезное мероприятие, следует понять, можно ли использовать иные, “невыставочные”, методы. 

Особенности выставки как PR-мероприятия заключаются в следующем: 

  • именно здесь собираются (встречаются) наиболее значимые представители образовательного пространства;
  • участникам предоставляется возможность собрать информацию, узнать, что называется из первых рук, настроения и пожелания потребителей их услуг, получить сведения о конкурентах, а также об общей ситуации и тенденциях развития на рынке образования;
  • ДОУ имеет шанс заявить о себе, продемонстрировать возможности, укрепить доверие потребителей и партнеров.

Итак, выставка представляет собой интегрированные коммуникации, позволяющие добиваться маркетинговых и репутационных целей. Повторим, что успешность этого мероприятия зависит от тщательной пошаговой подготовки с момента принятия решения об участии в выставке до ее окончания и подведения итогов. “Step by step”, как говорят наши зарубежные коллеги.
Назовем основные этапы организации выставочного проекта:

1. Определение первостепенных целей участия в выставке, постановка конкретных задач, которые необходимо в связи с этим решить.

2. Определение целевой аудитории.

3. Выбор выставки.

Для этого необходимо составить список подходящих по тематике выставок. Затем выяснить, сколько участников и посетителей они собрали в прошлые годы. 

Не менее важно заранее оценить площадку, где будет проводиться мероприятие. 
Уточнить, не совпадают ли сроки работы выставки с какими-либо более важными событиями в городе, регионе и даже в стране и мире. 

Нелишним будет установить дружеские отношения с организаторами выставки: это позволит сэкономить временные, эмоциональные, а порой и финансовые ресурсы.

4. Уточнение необходимого и имеющегося бюджета.

5. Формирование выставочной команды (т. е. выбор персонала, отвечающего за конкретные направления работы: общую организацию, экспозицию (стенд), рекламные и иные раздаточные материалы, работу на стенде (вне стенда), инфраструктуру и транспортировку, работу со СМИ и т. д.).

6. Выбор и тренинг стендистов.

7. Подготовка и изготовление (при необходимости) стенда.

8. Подготовка и изготовление рекламных и иных раздаточных материалов.

9. Разработка и подготовка системы обратной связи – анкет, опросных листов, интервью и т. д.

10. Планирование работы вне стенда (пресс­конференции, брифинги, агитационные мероприятия, презентации и т. д.).

11. Планирование работы специалистов на стенде.

12. Подведение итогов, анализ собранных данных, планирование дальнейших действий и мероприятий с учетом результатов выставочной деятельности.

Как правило, подготовка к выставке занимает пять недель, в течение которых необходимо выполнить следующее:

Первая неделя:

  • Уточнить у организаторов предполагаемое расположение и параметры стендов.
  • Выбрать место для стенда.
  • Решить, делать ли новую экспозицию или использовать уже имеющийся стенд.
  • Если потребуется, провести переговоры с дизайнерами и строителями, которые будут возводить стенд.
  • Провести предварительные переговоры с будущими перевозчиками выставочного оборудования.
  • Определить, какая информация будет представлена на выставке.

Вторая неделя:

  • Закончить изготовление стенда.
  • Провести инструктаж будущих участников выставочной команды: они должны знать свои функции и ответы на всевозможные вопросы посетителей.
  • Разработать выставочную промо­кампанию (конференции, семинары, круглые столы, брифинги, пресс­конференции).
  • Уточнить у организаторов, не изменились ли время и место проведения выставки, не возросли ли расценки на участие, нет ли других претендентов на заявленное место для стенда.
  • Оценить дизайн будущей экспозиции, качество оборудования и рекламных материалов.
    Заказать недостающие информационные материалы, буклеты, плакаты и прайс­листы (практика показывает, что именно это оставляют на самый последний момент). Отдать все рекламные материалы на проверку корректору. Визитки и буклеты внимательно проверить перед отправкой в типографию. 
  • Подумайте о сувенирной продукции для постоянных партнеров и вип­посетителей.

Третья неделя:

  • Заполнить заявление экспонента и различные бланки, присланные организаторами.
  • Сообщить организаторам о конференциях, семинарах и иных мероприятиях, которые предполагается провести на выставке.
  • Предоставить информацию о ДОУ для каталога выставки. Договориться о том, чтобы ее материалы были включены в информационный пакет, предназначенный для прессы и других участников.
  • Получить разрешение на раздачу листовок посетителям выставки.
  • Заказать приглашения на выставку для сотрудников ДОУ и гостей.
  • Заполнить регистрационные материалы на всех членов своей команды.
  • Подвести промежуточные итоги подготовки к выставке.

Четвертая неделя:

  • Подготовить пресс­релизы, информационные листки, анкеты, иной раздаточный материал.
  • Провести тренинг стендистов в целях выработки у них навыков общения с посетителями на выставке.
  • Окончательно определить состав персонала, принимающего участие в выставке, систему его оплаты и расписание работы.
  • Договориться о ввозе (вывозе) стенда и оборудования. 

Пятая неделя:

  • Проверить все выставочное оборудование и внести последние коррективы в его оформление и комплектацию.
  • Проконтролировать, вся ли необходимая информация о ДОУ направлена организаторам выставки.
  • Подготовить к отправке оборудование и все необходимые рекламные материалы.
  • Провести финальные учения среди персонала.

За несколько дней до начала отправить к месту проведения выставки материалы, оборудование и литературу, прибыть на место проведения выставки и установить оборудование.

Выставочный стенд – лицо учреждения. Эффективность работы стенда в определенной степени зависит от его места в павильоне. Лучшие места расположены рядом со входом и (или) в центре демонстрационного зала. 

Размеры стандартного стенда определяются в зависимости от целей и финансовых возможностей ДОУ. Как правило, сдаваемая в аренду организаторами площадь составляет 6 м2. В ее стоимость обычно входит оплата обязательных минимальных услуг: аренды и застройки выставочного оборудования, подводки электропитания с одной розеткой, минимального набора мебели, общего освещения, фриза с наименованием организации, общей охраны экспозиции в ночное время, участия в мероприятиях выставки и размещения информации о ДОУ в выставочном каталоге.
Конечно, можно использовать предлагаемую стандартную застройку, но она не будет выделяться среди огромного количества подобных стендов. Лучше всего прибегнуть к помощи профессионального дизайнера или привлечь к созданию стенда сотрудников ДОУ, способных творчески подойти к решению данной проблемы. 

Если в дальнейшем планируется участвовать в выставках постоянно, то выгоднее один раз заказать и купить выставочное оборудование, чем каждый раз его арендовать. 

При оформлении стенда и экспозиции необходимо учитывать следующие рекомендации:

  • Помните, что внимание проходящего человека задерживается на настенной и пристендовой информации не более чем на 3–5 с. За это время посетитель должен иметь возможность:
    – заметить стенд;
    – выделить ДОУ;
    – определить, в чем преимущества предлагаемых услуг;
    – найти на стенде интересующую его информацию.
  • Экспонаты должны представлять все направления деятельности ДОУ, которые укладываются в тематику выставки, чужеродным экспонатам не место на стенде.
  • Экспозиция не должна быть похожей на разноцветную палитру художника или стенную газету с обилием информации, исписанную мелким почерком. Имейте в виду, что самый неэффективный цвет на выставке – белый.
  • Надписи и плакаты должны быть расположены рядом или над экспонатами. Текст должен быть легкочитаемым.
  • Экспонаты должны быть видны основному потоку посетителей, ничто не должно мешать их обзору.
  • Недостаток экспозиционного материала так же плох, как и его чрезмерное обилие, – слишком большое количество демонстрационных предметов, представляющих разные идеи, внесет сумятицу в умы посетителей.
  • Освещение экспонатов на стенде лишним не бывает – яркий свет всегда привлекает к себе внимание. Но в этом деле важно не перестараться: в солнечную погоду световая реклама работать не будет.
  • Важно активно использовать печатную продукцию.

Во время выставки старайтесь тесно взаимодействовать с ее пресс­службой, средствами массовой информации и информационным центром (администрация, оргкомитет), распространяя через них свои информационные материалы. 

Безусловно, целью работы на выставке является привлечение посетителей на свой стенд. Для этого существует несколько способов:

  • оригинальное, нестандартное оформление экспозиции;
  • визуальные средства (показ видеофильмов, видеороликов, проведение презентаций и пр.);
  • рассылка персональных приглашений;
  • телемаркетинг (приглашения по телефону);
  • прямая почтовая и электронная рассылки;
  • рекламные объявления или специальные разделы на сайте;
  • информационно­методическая работа на стенде;
  • конференции, семинары, круглые столы, мастер-классы;
  • реклама по выставочному радио;
  • раздача листовок и приглашений на мероприятия, проводимые организацией на выставке.

Помните, человек, подходящий к стенду, – потребитель. Ему нужно не только все увидеть и потрогать, но и что­то унести с собой. Поэтому к выставленной информации должен быть свободный доступ. 

Между тем каждый участник должен знать: основное, что вынесет посетитель после визита на выставку, это все­таки не листовки, буклеты или каталоги (нередко они оказываются в ближайшем мусорном баке), а впечатление о ДОУ. 

Работа на выставке требует особых навыков, и успех любой экспозиции в первую очередь зависит от людей, представляющих ДОУ на стенде. Необходимо проинструктировать таких сотрудников или провести с ними специальный тренинг. Кроме того, следует позаботиться о проезде, графике работы. Нелишним будет приобретение для них единой формы одежды с логотипом ДОУ. 
К стендисту предъявляются особые требования. Он должен: хорошо разбираться в сути дела, профессионально отвечать на заданные вопросы; уметь убеждать, ненавязчиво отстаивать свою точку зрения, обоснованно доказывать преимущества представляемого ДОУ перед остальными на рынке образовательных услуг; уметь не столько хорошо говорить, сколько хорошо слушать, уметь использовать правило обратной связи – давать собеседнику возможность задать вопрос по теме, переспросить; быть коммуникабельным человеком, уметь вступать в контакт с самыми различными людьми; знать общие цели экспозиции; знать основные приемы привлечения посетителей на стенд; уметь общаться с назойливыми и “лишними” посетителями, которые явно не представляют интереса в качестве потенциальных партнеров, вести журнал учета посетителей (приложение).

Работнику выставки не рекомендуется:  скучать, читать посторонние материалы, играть в игрушки, разгадывать кроссворды, сидеть с отстраненным или даже задумчивым видом в глубине стенда, приставать к посетителям (практика показывает, что примерно 8 чел. из 10 на вопрос: “Что¬то вас интересует?” – спасаются бегством), быть излишне суетливым и занятым (“Давайте я вам быстренько расскажу, чем наше ДОУ занимается, а остальное прочитаете в буклете, бюллетене, на сайте...”) или чрезмерно въедливым (“Хотите знать о нашем ДОУ? Я расскажу вам все – с момента его рождения до наших дней!”), вступать в конфликт с посетителями и (или) отвечать грубостью на грубость. 

После окончания выставки необходимо подвести ее итоги, учесть ошибки (таблица), проанализировать положительные моменты с учетом рекомендаций и предложений, даже критики, прозвучавших в ходе презентации. Следует также наметить дальнейшие шаги по продвижению организации, возможные пути ее развития и расширения деятельности. Защита деловой репутации ДОУ также должна стать приоритетной задачей. Обязательно поблагодарите организаторов выставки за предоставленную возможность стать участником этого мероприятия, журналистов за информационную поддержку, а также всех сотрудников за работу по организации и проведению выставки. 

Типичные ошибки при участии в выставке:

  • Стратегия не сформулирована, задачи поставлены нечетко, не определены целевые группы 
  • Стендисты распыляют силы, тратят одинаковое количество времени как на постоянных, потенциальных партнеров, так и на случайных посетителей 
  • Стенд расположен в удалении от основного потока посетителей 
  • Нет рекламной поддержки на выставке, в т. ч.  аудиорекламы
  • Стенд слишком мал, в дизайне нет “изюминки”, логотип фирмы незаметен, неверное цветовое решение, слабая освещенность
  • Рабочее пространство меньше необходимого,  не выделено место для проведения консультаций, переговоров 
  • Информация либо недостаточно доступна и полна, либо избыточна, не показаны самые интересные  и перспективные направления работы 
  • Нет фотографий, компьютерной презентации, скудность или излишняя вычурность оформления 
  • У посетителей нет возможности подойти и ознакомиться с информацией
  • Нехватка рекламных материалов 
  • Низкое качество оформления и полиграфии 
  • Стендисты без бейджа, непрезентабельно одеты 
  • Стендисты заняты посторонними делами, не приглашают посетителей к разговору  потребностей посетителей  
  • Стендисты плохо владеют информацией о направлениях деятельности ДОУ, достигнутых успехах

Приложение 

Журнал учета посетителей

Дата ___________________

Ф.И.О. посетителя __________________________________
(Данные должны быть зафиксированы точно, для чего можно попросить посетителя проверить верность записи)

Название организации __________________

Должность. Функции ____________________________
(Часто название должности не дает полного представления  о сфере ответственности посетителя. Поэтому желательно уточнить, за что конкретно он отвечает)

Координаты  __________________________________
(Желательно попросить посетителя проверить точность записи. Можно прикрепить степлером визитную карточку)

Содержание беседы ______________________________
(Обозначить вопросы (проблемы), поднимаемые посетителем; предложения о сотрудничестве и пр.)

Результат беседы _____________________________________________________________________
(Вопросы решены на месте или их решение следует передать в конкретную территориальную организацию.  Обозначить предложения о сотрудничестве)

Примечания (комментарии, впечатления)  ______________
(Сразу же по окончании беседы стендист кратко фиксирует свои впечатления)

Стендист   ____________________
 (Ф.И.О.)

Примечание. В журнале на бумажном носителе на каждого посетителя должна быть выделена одна страница, а формат самого журнала должен быть не менее А4.

Выставки являются важным инструментом в создании имиджа любой организации, в т. ч. и ДОУ.

Однако участие в выставке должно быть тщательно подготовлено. Только в этом случае эффект будет ощутим.

E.С. Елшина,
гл. специалист отдела по связям с общественностью и информационно-аналитической работе аппарата ЦК Профсоюза работников образования и науки РФ

Вы можете приобрести журнал "Справочник руководителя дошкольного учреждения" в интернет-магазине

Читайте в ближайших номерах журнала «Справочник руководителя дошкольного учреждения»
    Читать сейчас



    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Повышение квалификации

      Повышение квалификации заведующих детским садом и старших воспитателей

      Проверьте свои знания и получите удостоверение или диплом установленного образца

      Участвовать

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...

       Вебинары
      • 26 сентября 2017 г.
      • Трудовые отношения и эффективный контракт в ДОО

      • Вавилова А. А.
        Старший научный сотрудник МГПУ, кандидат юридических наук

        Подробнее
      • 12 октября 2017 г.
      • Управление качеством образования на основе результатов сравнительных исследований и мониторингов в ДОО
      • Никитина Т. А.
        К.п.н., начальник отдела качества дошкольного образования и сопровождения деятельности экспертов ГАОУ ДПО «Московский центр качества образования» (МЦКО)

        Подробнее






      © МЦФЭР, 2017. Resobr.ru: сайт для специалистов и руководителей сферы дошкольного образования. Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64054 от 25.12.2015

      По вопросам подписки обращайтесь: 8 800 775-4822 (звонки по России бесплатные)

      По вопросам клиентской поддержки тел.: +7 (495) 937-90-82

      

      • Мы в соцсетях
      Сайт предназначен для работников сферы дошкольного образования

      Чтобы продолжить чтение, пожалуйста, зарегистрируйтесь (это бесплатно).

      После регистрации вы получите:

      • доступ к 9 400 профессиональных материалов;
      • 4 300 готовых рекомендаций методистов и воспитателей-новаторов;
      • более 250 новостей по профстандартам и ФГОС ДО;
      • 2 000 комментариев экспертов к нормативным документам;

      Подарок за регистрацию: видеолекция «ФГОС ДО: стандарт условий и стандарт поддержки разнообразия детства» (лектор Волосовец Т.В.)

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      бесплатно
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      ×
      Сайт предназначен для работников сферы образования!

      Чтобы скачать документ, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Регистрация на сайте бесплатна.

      А еще в подарок за регистрацию мы дарим Вам полезную таблицу принятых профстандартов непедагогических работников.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      ×
      Регистрация

      Зарегистрируйтесь, чтобы получить документ. Это бесплатно и займет всего минуту!

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль