Правила оформления документов

1693

Какими правилами должен руководствоваться директор школы или заведующий детским садом при составлении и оформлении приказа?

Приказ – основной распорядительный документ, издаваемый руководителем для решения административных, хозяйственных и многих других задач образовательного учреждения.

Приказ вступает в силу с момента его подписания директором школы или заведующим детским садом, если в тексте не указано другого срока. Подписанный приказ регистрируется заведующим канцелярией (секретарем).

Приказ должен оформляться на бланке образовательного учреждения и иметь следующие обязательные реквизиты:

  1. Наименование образовательного учреждения.
  2. Наименование вида документа (приказ).
  3. Дату.
  4. Номер.
  5. Место издания.
  6. Заголовок.
  7. Текст.
  8. Подпись.

Также приказ может содержать такие реквизиты, как эмблему образовательного учреждения, наименование учредителя, визы согласования и ознакомления, отметку об исполнителе.

По содержанию и способам оформления приказы делятся на приказы по основной деятельности и приказы по личному составу.

Текст приказа по основной деятельности состоит из двух частей – констатирующей и распорядительной. В констатирующей части отражаются цели и задачи, факты и события, являющиеся причинами издания приказа, дается ссылка на документ, послуживший основанием для подготовки приказа. Констатирующая часть может начинаться словами "В целях…", "В соответствии…", "Во исполнение…". Распорядительная часть содержит предписываемые действия, фамилии ответственных должностных лиц и сроки исполнения.

Приказы могут издаваться как инициативные, так и во исполнение распорядительных документов вышестоящих организаций, органов власти и управления.

В инициативных приказах в констатирующей части излагаются цели и задачи предписываемых приказом управленческих действий, дается объяснение необходимости издания приказа.

В приказах, издаваемых во исполнение распорядительных документов вышестоящих организаций, констатирующая часть содержит наименование организации – автора, дату, номер и заголовок этого документа.

Если предписываемое действие не нуждается в разъяснении, констатирующая часть может не составляться.

Распорядительная часть отделяется от констатирующей словом "ПРИКАЗЫВАЮ", которое печатается прописными буквами с новой строки (без абзаца), после него ставится двое­точие. Распорядительная часть текста приказа, как правило, делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точками.

Каждый пункт начинается с указания конкретного действия. Предписываемое действие формулируется в тексте приказа глаголом в неопределенной форме: осуществить, обеспечить, подготовить, разработать и т. д.

Срок исполнения приводится либо в каждом пункте приказа, либо выделяется в один обобщенный пункт для всех предписываемых действий одного приказа.

В отдельном пункте приказа называются лица, на которых возложен контроль его исполнения.

Если издаваемый документ отменяет ранее изданный приказ, в последнем пункте указывается: "Приказ от 01.09.2010 № 1 считать утратившим силу (считать недействительным)". Если приказ отменяет только один (или несколько) пунктов ранее изданного документа, то отменяются соответствующие пункты.

Проекты приказов могут согласовываться с бухгалтером учреждения (при необходимости), должностными лицами, интересы которых затрагиваются в приказе, юристом.

В текст приказа не следует включать пункт "Приказ довести до сведения...". Должностные лица необходимо перечислить в списке лиц на ознакомление, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.

Приказы регистрируют по группам в пределах календарного года (1 января – 31 декабря):

  1. Приказы по основной деятельности.
  2. Приказы по личному составу (о приеме, увольнении, перемещении, поощрении, предоставлении отпуска без оплаты либо по уходу).
  3. Приказы по личному составу (о предоставлении очередного отпуска, учебного отпуска, направлении в командировку, наложении взыскания, дежурствах).
  4. Приказы по административно-хозяйственным вопросам.

Приказы по движению обучающихся и воспитанников регистрируются порядковой нумерацией в пределах учебного года (1 сентября – 31 августа). Допускается дополнять номер приказа буквенным индексом.

Весь приказ или его отдельные пункты могут иметь документы – приложения. В таком случае в соответствующих пунктах приказа делается ссылка. Когда приложение оформляется к приказу в целом, то после окончания последнего пункта, отступив 2–3 интервала, печатают слово "Приложение" (без кавычек). Отметка о наличии приложений оформляется следующим образом.

Если в тексте документа приложение упомянуто, но не названо, отметка включает наименование документа.

Если приложения сброшюрованы, количество листов можно не указывать.

Документы, которые являются приложениями к другим документам, должны быть оформлены на стандартных листах бумаги и иметь в правом верхнем углу отметку "Приложение" и сведения о наименовании, номере, дате и др. реквизитах основного документа.

При наличии нескольких приложений к одному документу на них проставляется порядковый номер – Приложение № 1, Приложение № 2 и т. д. Страницы приказа и приложений нумеруются как единый документ.

Официальный источник

  • Государственный стандарт РФ "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003", введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 03.03.03 № 65-ст. П. 2, подп. 3.18, 3.21

В чем заключается особенность оформления протокола и выписки из протокола?

Решения образовательного учреждения документируются с помощью протоколов конференций, педагогических советов и т. п.

В зависимости от вида заседания может быть выбрана одна из следующих форм протокола: краткая или полная.

Краткий протокол фиксирует обсуждавшиеся на заседании вопросы, фамилии докладчиков и принятые решения. Такой протокол рекомендуется вести только в тех случаях, когда заседание носит оперативный характер.

Полный протокол фиксирует не только обсуждавшиеся вопросы, принятые решения и фамилии выступавших, но и достаточно подробные записи, передающие содержание докладов и выступ­лений участников заседания, все высказанные мнения, вопросы, реплики и замечания. Полный протокол применяется, когда необходимо подробное документирование заседания.

Протоколы оформляются на бланках образовательного учреждения или на обычной бумаге и содержат следующие реквизиты:

  1. Наименование образовательного учреждения.
  2. Наименование вида документа (протокол).
  3. Дата заседания.
  4. Номер документа.
  5. Место заседания.
  6. Гриф утверждения (если протокол подлежит утверждению).
  7. Заголовок.
  8. Текст.
  9. Подписи. 

Датой протокола является дата заседания (протоколы, как правило, оформляются после заседания). Если совещание продолжалось несколько дней, то дата протокола включает даты его начала и окончания.

21–24.09.2010

Номером (индексом) протокола является порядковый номер заседания. Нумерация протоколов ведется в пределах учебного года.

Заголовок к тесту протокола, как правило, отражает вид заседания или коллегиальной деятельности и согласуется с названием вида документа.

Протокол (чего?) заседания педагогического совета; (чего?) собрания трудового коллектива.

Текст протокола включает вводную и основную части. Вводная часть содержит постоянную информацию (т. е. слова "Председатель", "Секретарь", "Присутствовали") и переменную (инициалы, фамилии председателя, секретаря и присутствующих). При необходимости указываются должности присутствующих, а также инициалы, фамилии, должности лиц, приглашенных на совещание.

При большом количестве участников заседания указывается только их общее количество, отдельно составляется полный список присутствующих, который оформляется как приложение к протоколу.

После слов "Председатель", "Секретарь", "Присутствовали" ставится тире и перечисляются инициалы и фамилии в именительном падеже. Фамилии присутствующих располагают в алфавитном порядке и печатают через один межстрочный интервал.

В вводную часть протокола обязательно включается повестка дня. Она состоит из перечисления тем (вопросов), которые обсуждаются на заседании, и закрепляет последовательность их обсуждения и фамилии выступающих (докладчиков).

Последовательность расположения тем определяется степенью их важности. Темы перечисляются в именительном падеже. Каждая тема повестки дня нумеруется арабской цифрой, ее наименование формулируют с предлога "О" или "Об". По каждому пункту указывается докладчик.

Доклад (отчет, сообщение, информация), наименование должности, инициалы и фамилию докладчика пишут в родительном падеже. Не рекомендуется включать в повестку дня тему "Разное". Каждая тема должна быть конкретизирована.

Текст основной части протокола составляется в соответствии с последовательностью тем, установленных повесткой дня, и содержит столько разделов, сколько пунктов включено в повестку дня.

Каждый раздел состоит из трех частей: "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ" ("РЕШИЛИ"), которые печатаются от левого поля прописными буквами, для того чтобы выделить в тесте протокола записи речи основного докладчика, участников обсуждения темы и постановляющей части, формулирующей решение заседания.

В части "СЛУШАЛИ" излагается текст выступления. Каждую фамилию и инициалы выступающего печатают с новой строки
в именительном падеже.

Изложение записи выступления отделяют от фамилии дефисом, оно излагается от третьего лица единственного числа.

В части "ВЫСТУПИЛИ" фиксируются вопросы к докладчику. Они оформляются в протоколе с указанием фамилии и текста вопроса, а также ответа на него.

В части "ПОСТАНОВИЛИ" ("РЕШИЛИ") отражают принятое решение по обсуждаемой теме. Текст постановляющей части печатается полностью в любой форме протокола. Если решение содержит несколько действий, каждое из них излагается отдельным пунктом. Если один из пунктов содержит решение об утверждении обсуждавшегося на заседании документа, этот документ оформляется как приложение к протоколу (на нем должны быть указаны ссылка на номер и дату протокола).

Выписка из протокола представляет собой точную копию части текста подлинного протокола, относящегося к той теме повестки дня, по которой готовят выписку. Выписки используются для доведения принятых на заседании решений до заинтересованных лиц или организаций.

Выписка воспроизводит все реквизиты бланка, вводную часть текста, тему повестки дня, по которой готовится выписка, и текст, отражающий обсуждение темы и принятое решение.

Выписку из протокола подписывает только секретарь, он же ее заверяет. Заверительная надпись пишется от руки, состоит из слова "Верно", указания должности лица, заверяющего копию (выписку), личной подписи, инициалов, фамилии и даты. Если выписка дается для представления в другую организацию, то она заверяется подписью руководителя образовательного учреждения и печатью.

Официальный источник

Государственный стандарт РФ "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003", введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 03.03.03 № 65-ст. П. 2, подп. 3.20



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Вебинары и конференции


Мероприятия

Проверьте свои знания и приобретите новые

Участвовать

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Школа Менеджера образования

Рассылка




© МЦФЭР, 2017. Свидетельство о регистрации СМИ: Эл № ФС77-50243 от 20 июля 2012 года.
Ознакомьтесь с соглашением об использовании.
Resobr.ru: сайт для специалистов и руководителей сферы дошкольного образования. Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

По вопросам подписки обращайтесь: 8 800 775-4822 (звонки по России бесплатные)
По вопросам клиентской поддержки тел.: +7 (495) 937-90-82



  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для работников сферы дошкольного образования

Чтобы продолжить чтение, пожалуйста, зарегистрируйтесь.

Это бесплатно и займет всего минуту, а вы получите:

  • доступ к 9 000 профессиональных материалов;
  • 4 000 готовых рекомендаций воспитателей-новаторов;
  • более 200 сценариев дошкольных мероприятий;
  • 2 000 комментариев экспертов к нормативным документам.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Регистрация

Зарегистрируйтесь, чтобы получить документ. Это бесплатно и займет всего минуту!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль