Передача дел при смене главного бухгалтера

223

Организация передачи дел при смене главного бухгалтера прежде всего является задачей заведующего детским садом, т. к. согласно п. 1 ст. 7 Федерального закона от  06.12.2011 №  402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее - Закон №  402-ФЗ) ответственность за организацию бухгалтерского учета возложена на руководителя организации.

Перед увольняющимся главным бухгалтером, в свою очередь, стоит задача завершить текущие дела и осуществить передачу дел при смене главного бухгалтера.

При увольнении по собственному желанию главный бухгалтер, как и все работники, обязан письменно уведомить руководителя не позднее чем за две недели (ст. 80 ТК РФ).

Правопреемник также заинтересован в правильном проведении процедуры передачи дел при смене главного бухгалтера, т. к. ему необходимо оценить реальное состояние организации бухгалтерского учета в детском саду.

Наконец, процедуру передачи дел при смене главного бухгалтера необходимо провести для разграничения ответственности между увольняющимся и принимаемым на работу бухгалтерами, т. к. каждый из них может быть оштрафован за нарушение ведения бухгалтерского учета.

Документальное оформление передачи дел при смене главного бухгалтера

В п. 6 Положения о главных бухгалтерах, утв. постановлением Совмина СССР от  24.01.1980 № 59 «О мерах по совершенствованию организации бухгалтерского учета и повышении его роли в рациональном и экономном использовании материальных трудовых и финансовых ресурсов», предусмотрено, что прием и сдача дел при назначении и увольнении главного бухгалтера должны оформляться актом после проверки состояния бухгалтерского учета и отчетности.

Передачу дел при смене главного бухгалтера рекомендуется закрепить в локальном нормативном акте образовательной организации: например, в коллективном договоре, положении о бухгалтерии образовательной организации (с учетом форс-мажорных обстоятельств, а также особенностей организационной структуры образовательной организации), должностной инструкции главного бухгалтера, порядке передачи дел при смене главного бухгалтера и т. п.

В таком локальном акте правил по передаче дел при смене главного бухгалтера следует отразить:

  • обязанность главного бухгалтера принимать и сдавать дела;
  • сроки сдачи и приема дел;
  • ответственных за прием дел от главного бухгалтера (специально созданная комиссия или уполномоченный работник), в т. ч. и в ситуации, когда правопреемника еще не нашли или увольняющийся бухгалтер отсутствует;
  • процедуру инвентаризации имущества и обязательств;порядок проверки состояния бухгалтерского учета и отчетности, наличия бухгалтерских и налоговых документов и регистров (осуществляется либо аудиторами, либо образовательной организацией самостоятельно);
  • непосредственно процедуру приема-передачи дел (документов, регистров бухгалтерского и налогового учета, бухгалтерской, статистической и налоговой отчетности, ценностей, ключей от сейфа, печатей и штампов и др.).

В состав комиссии по передаче дел при смене главного бухгалтера могут быть включены завхоз, бухгалтер, экономист, а также другие работники учреждения, уполномоченные на то руководителем.

Приказом (распоряжением) руководителю следует создать комиссию по передаче дел при смене главного бухгалтера и утвердить ее состав. В приказе необходимо отразить:

  • причину проведения процедуры приема-передачи дел;
  • сроки проведения приема-передачи дел;
  • лицо, ответственное за сдачу дел (указывается Ф. И. О. увольняющегося главного бухгалтера, руководителя или иного уполномоченного руководителем лица);
  • лицо, ответственное за приемку дел (указывается Ф. И. О. нового главного бухгалтера, а при его отсутствии — руководителя или иного уполномоченного руководителем лица);
  • других лиц, участвующих в  приеме-передаче дел (при необходимости).

Проверка состояния передаваемых дел при смене главного бухгалтера

Независимо от того, был ли заключен с главным бухгалтером договор о материальной ответственности, при его увольнении целесообразно провести инвентаризацию денежных средств и документов, находящихся в кассе и на счетах в органах федерального казначейства.

Также рекомендуется осуществить выборочную проверку, например, по существенным показателям дебиторской и кредиторской задолженности, доходов и расходов.

При любом сроке приема-передачи дел главный бухгалтер, увольняющийся по своей инициативе, имеет право прекратить работу, если истекли две недели с момента предупреждения об этом работодателя (ч. 5 ст. 80 ТК РФ).

Чтобы избежать ошибок при расчете и перечислении налогов при смене главного бухгалтера, следует провести инициативную сверку взаиморасчетов с налоговым органом. Акт этой сверки, подписанный работником налоговой инспекции, можно приложить к акту приема-передачи дел.

Если главного бухгалтера увольняют за неоднократное неисполнение без уважительных причин трудовых обязанностей при наличии дисциплинарного взыскания (п. 5 ч. 1 ст. 81 Трудового кодекса Российской Федерации от  30.12.2001 №  197-ФЗ; далее - ТК РФ), или за принятие необоснованного решения, повлекшего ущерб имуществу организации (п. 9 ч. 1 ст. 81 ТК РФ), или по иной причине в соответствии с законодательством РФ, настоятельно рекомендуется обратиться к специализированной организации для проведения аудиторской проверки постановки и ведения бюджетного и налогового учетов. Заключение аудиторской проверки (или его копию) следует приложить к акту приема-передачи дел. Если в ходе проверки выявлены недочеты, ошибки, недостачи, руководитель имеет право потребовать объяснений от увольняющегося главного бухгалтера.

Составление списка передаваемых дел

После проверки состояния бухгалтерского учета и отчетности надо выяснить, что включать в передачу дел при смене главного бухгалтера.

Во-первых, увольняющийся главный бухгалтер передает те документы, за которые он отвечает: первичные учетные, налоговые и иные документы; бухгалтерскую, статистическую и налоговую отчетность; бухгалтерские и налоговые регистры; учетную политику, рабочий план счетов бухгалтерского учета; процедуры кодирования; программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) и т. д.

Профессиональная этика увольняющегося главного бухгалтера — довести все текущие дела до конца и передать необходимые документы и отчетность в надлежащем виде.

Во-вторых, в соответствии с подп. 8 п. 1 ст. 23 части первой Налогового кодекса Российской Федерации от  31.07.1998 №  146-ФЗ (далее - часть первая НК РФ) в обязанности организаций входит в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в т. ч. документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов. Аналогичное требование установлено в подп. 5 п. 3 ст. 24 части первой НК РФ для налоговых агентов. Исчисление указанного срока начинается после отчетного (налогового) периода, в котором документ последний раз использовался для составления налоговой отчетности, начисления и уплаты налога, подтверждения полученных доходов и произведенных расходов.

Кроме того, в соответствии с правилами организации государственного архивного дела организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение устанавливаемых законодательством сроков, но не менее пяти лет.

Обычно документы, входящие в передачу дел при смене главного бухгалтера полностью перечисляются в акте приема-передачи дел, но если номенклатура документов большая, то к акту отдельно прилагается опись передаваемых дел и ценностей.

Так, например, в акте приема-передачи дел (приложение) отражается передача:

  • учетной политики образовательной организации (с распределением обязанностей между работниками бухгалтерии, системой документооборота);
  • бухгалтерской и налоговой отчетности за три последних календарных года и за текущий год;
  • выписок по счетам в банке, договоров, актов сверки расчетов и других расчетных документов;
  • документов о регистрации контрольно-кассовой техники;
  • регистров бухгалтерского и налогового учета;
  • материалов инвентаризаций;
  • актов аудиторских, налоговых и иных проверок за последние три года;
  • актов сверки по расчетам с бюджетом и внебюджетными фондами;
  • материалов о недостачах, растратах и хищениях, переданных и не переданных в органы расследования;
  • материалов судебных разбирательств с контрагентами, работниками или контролирующими органами, в которых образовательная организация на текущий момент принимает участие и т. п.

Форма акта приема-передачи дел законодательством не утверждена, однако составлять его надо с соблюдением требований Закона №  402-ФЗ, в частности ч. 2. ст. 9, где перечислены обязательные реквизиты первичного учетного документа. Акт приема и передачи дел при смене главного бухгалтера утверждается руководителем образовательной организации.

Действия после передачи дел при смене главного бухгалтера

Заведующему детским садом следует напомнить работнику, принятому на должность главного бухгалтера, об ответственности, предусмотренной Кодексом Российской Федерации об административных правонарушениях от  30.12.2001 №  195-ФЗ (далее — КоАП РФ) для должностных лиц, относящихся к финансовым работникам (таблица).

Административная ответственность должностных лиц, относящихся к финансовым работникам

Вид нарушения

Ответственность

Основание

Нарушение порядка представления статистической информации

Штраф от 3 тыс. до 5 тыс. руб.

Ст. 13.19 КоАП РФ

Нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций

Штраф от 4 тыс. до 5 тыс. руб.

Ст. 15.1 КоАП РФ

Нарушение сроков подачи заявления о постановке на учет в налоговом органе

Штраф от 500 до 1000 руб.

П. 1 ст. 15.3 КоАП РФ

Ведение деятельности без постановки на учет в налоговом органе

Штраф от 2 тыс. до 3 тыс. руб.

П. 2 ст. 15.3 КоАП РФ

Нарушение срока представления сведений об открытии и закрытии счета в банке или иной кредитной организации

Предупреждение или штраф от 1 тыс. до 2 тыс. руб.

Ст. 15.4 КоАП РФ

Нарушение сроков представления налоговой декларации

Предупреждение или штраф от 300 до 500 руб.

Ст. 15.5 КоАП РФ

Непредставление сведений, необходимых для осуществления налогового контроля

Штраф от 300 до 500 руб.

П. 1 ст. 15.6 КоАП РФ

Грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности, под которым понимается искажение сумм начисленных налогов или любой статьи (строки) формы бухгалтерской отчетности не менее чем на 10%

Штраф от 2 тыс. до 3 тыс. руб.

Ст. 15.11 КоАП РФ

Несоблюдение установленного порядка ведения учета, составления и представления отчетности по валютным операциям

Штраф от 4 тыс. до 5 тыс. руб.

П. 6 ст. 15.25 КоАП РФ

Главный бухгалтер может быть привлечен и к уголовной ответственности. Согласно пп. 7, 17 постановления Пленума Верховного Суда РФ от  28.12.2006 № 64 «О практике применения судами уголовного законодательства об ответственности за налоговые преступления» главный бухгалтер (бухгалтер) может выступать субъектом по следующим преступлениям:

  • уклонение от уплаты налогов и (или) сборов с организации (ст. 199 Уголовного кодекса Российской Федерации от  13.06.1996 №  63-ФЗ (далее — УК РФ));
  • неисполнение обязанностей налогового агента (ст. 199.1 УК РФ).

Кроме того, после проведения процедуры передачи дел при смене главного бухгалтера рекомендуется:

  • на основании приказа руководителя оформить новые банковские карточки с подписями во всех банках, в которых у организации открыты счета;
  • со дня приема дел завести недостающие учетные регистры;
  • исправить ошибки, выявленные при проверке состояния бухгалтерского и налогового учета и отчетности, а при необходимости подать в налоговые органы уточненные декларации;
  • уведомить налоговую инспекцию о смене главного бухгалтера. В нормативных документах не закреплена данная обязанность, но поскольку главный бухгалтер подписывает отчетные документы, проинформировать налоговые органы будет нелишним. К  письму-уведомлению, заверенному печатью образовательной организации, нужно приложить копию приказа о назначении главного бухгалтера за подписью руководителя, а также паспортные данные нового работника

Передача дел при смене главного бухгалтера

Что делать, если некому передать дела при смене главного бухгалтера?

Если в силу обстоятельств бывший сотрудник не может принять участие в передаче дел при смене главного бухгалтера, то передающей стороной может быть руководитель образовательной организации. Другой вариант: новый главный бухгалтер вместо акта приема и передачи дел при смене главного бухгалтера составляет служебную записку на имя руководителя с подробным описанием состояния дел. Однако лучше всего в данном случае обратиться к услугам аудиторов.

.

ПриложениеПередача дел при смене главного бухгалтера

Передача дел при смене главного бухгалтера

На заметку

Главным бухгалтерам не обязательно иметь специальное высшее образование

Верховный Суд РФ признал недействующими нормы п. 5 Положения о главных бухгалтерах, утв. постановлением Совета Министров СССР от  24.01.1980 № 59, требующие наличия у главного бухгалтера высшего «специального» образования. Данное требование противоречит действующему федеральному законодательству.В решении Верховного Суда РФ от  22.10.2014 №  АКПИ14-965 указано, что Федеральным законом от  06.12.2011 №  402-ФЗ «О бухгалтерском учете» не установлены обязательные квалификационные требования к лицу, осуществляющему бухгалтерский учет.Требование о наличии высшего образования установлено для тех бухгалтеров, на которых возложено ведение бухгалтерского учета в открытых акционерных обществах, страховых организациях и пенсионных фондах, акционерных инвестиционных фондах, управляющих компаниях паевых инвестиционных фондов и иных экономических субъектах, ценные бумаги которых допущены к обращению на организованных торгах. При этом закон не требует обязательного высшего образования в области бухгалтерского учета и аудита.Дополнительные требования к лицу, назначаемому главным бухгалтером, могут быть установлены только федеральным законом, как это сделано, например, в Федеральном законе от  10.07.2002 №  86-ФЗ «О Центральном Банке (Банке России)», Федеральном законе от  02.12.1990 № 395–1 «О банках и банковской деятельности».

Отменены командировочные удостоверения

С 8 января 2015 г. отменены командировочные удостоверения и служебные задания для направления в командировку. Соответствующие изменения внесены в Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. постановлением Правительства РФ от  13.10.2008 № 749.Фактический срок пребывания работника в месте командирования теперь определяется по проездным документам, представляемым по возвращении из командировки.Если работник использовал для проезда в командировку и обратно личный транспорт, фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке. Она представляется работником по возвращении из командировки вместе с документами, подтверждающими использование личного транспорта (путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки и др.).Перечисленные изменения внесены постановлением Правительства РФ от  29.12.2014 № 1595 «О внесении изменений в некоторые акты Правительства Российской Федерации» и направлены на сокращение и упрощение документооборота.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Вебинары и конференции


Мероприятия

Проверьте свои знания и приобретите новые

Участвовать

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Электронная система

Справочная система «Образование»

Вебинары


Рассылка




© МЦФЭР, 2016. Свидетельство о регистрации СМИ: Эл № ФС77-50243 от 20 июля 2012 года.
Ознакомьтесь с соглашением об использовании.
Resobr.ru: сайт для специалистов и руководителей сферы дошкольного образования. Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

По вопросам подписки обращайтесь: 8 800 775-4822 (звонки по России бесплатные)
По вопросам клиентской поддержки тел.: +7 (495) 937-90-82



  • Мы в соцсетях
Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение, пожалуйста, зарегистрируйтесь.

Это бесплатно и займет всего минуту, а вы получите:

  • доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам;
  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам управления образованием;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов.

А еще в подарок за регистрацию Вы получите видеолекцию «ФГОС ДО: стандарт условий и стандарт поддержки разнообразия детства».

Лектор: Волосовец Т.В., директор Института изучения детства, семьи и воспитания Российской академии образования.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Регистрация

Зарегистрируйтесь, чтобы получить документ. Это бесплатно и займет всего минуту!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль