Учет командировочных расходов

5596
И.Ю. Батуркина,аудитор, консультант информационного центра “Ресурсы образо­вания”

Работники образовательных учреждений (далее – ОУ) довольно часто отправляются в командировки. Преподаватели могут выезжать на прием экзаменов, чтение лекций в других учебных заведениях. Или, например, школьные учителя выезжают с учениками на экскурсии и в турпоходы.

Согласно Трудовому кодексу РФ (далее – ТК РФ) служебная командировка – поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Если работа сотрудника имеет разъездной характер и это прописано в трудовом договоре, то такая поездка командировкой не признается.

Для пребывания сотрудника в командировке оформляются следующие документы:

•      приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма № Т-9 или № Т-9а);

•      командировочное удостоверение (форма № Т-10);

•      служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма № Т-10а, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.04 № 1).

Эти документы обязательны и одинаковы для организаций всех форм собственности. От того, насколько правильно оформлена служебная поездка, зависит налогообложение произведенных расходов.

В приказе обязательно указывают фамилию и инициалы командируемого работника, его должность, структурное подразделение, где он работает, цель, время и место командировки, а также источник оплаты командировочных расходов (за счет бюджетных или внебюджетных средств учреждения).

Приказ о направлении работника в командировку подписывает руководитель учреждения. Причем сотрудники, направляемые в командировку, должны ознакомиться с приказом и поставить в нем свою подпись. Данный приказ служит основанием для выписки работнику командировочного удостоверения.

Командировочное удостоверение является основным документом, подтверж­дающим факт нахождения в служебной поездке и количество дней, на которые командируется работник.

Все командировочные удостоверения регистрируются в журнале учета работников, выбывающих в командировки, форма которого утверждена п. 6 Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.88 № 62 “О служебных командировках в пределах СССР”* (далее – Инструкция № 62).

Отдельный журнал заводят для регистрации удостоверений работников, прибывших в командировку из других организаций.

В течение трех дней после возвращения из командировки работник обязан представить авансовый отчет об израсходованных суммах, к которому прилагаются командировочное удостоверение, документы о найме жилого помещения и расходах на проезд.

При направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой.

На работников, находящихся в служебной командировке, распространяется режим рабочего времени и времени отдыха тех организаций, в которые они командированы. Вместо дней отдыха, не использованных во время командировки, другие дни отдыха (по возвращении из командировки) не предоставляются. Если день отъезда в командировку приходится на выходной, то работнику предоставляется день отдыха по возвращении из командировки.

В случае направления в служебную командировку руководитель ОУ обязан возмещать работнику:

•      расходы по проезду;

•      расходы по найму жилого помещения;

•      дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

•      иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Гарантии и компенсации на возмещение расходов при командировках имеют только работники, состоящие в трудовых отношениях с учреждением на основании трудовых договоров. Если работник выполняет договор гражданско-правового характера для учреждения и направляется этим учреждением в служебную поездку, то она не считается командировкой.

Пример. Учреждение пригласило для чтения лекций гражданина, заключив с ним договор гражданско-правового характера (допустим, договор возмездного оказания услуг). В договоре написано, что учреждение возмещает ему расходы, связанные с такой поездкой, а именно: суточные, проживание и проезд. Оплата такой поездки представляет собой компенсацию его расходов, которая включается в сумму вознаграждения, выплачиваемого по договору подряда.

При заключении гражданско-правового договора возможность таких поездок, а также порядок возмещения и размеры компенсаций целесообразно предусмотреть в его условиях, тогда оплата расходов будет произведена за счет средств заказчика. Согласно п. 2 ст. 709 Гражданского кодекса РФ цена договора подряда включает в себя как компенсацию издержек подрядчика, так и причитающееся ему вознаграждение. Компенсация издержек не облагается налогом с доходов физических лиц (НДФЛ) и единым социальным налогом (ЕСН), поскольку направлена на погашение документально подтвержденных расходов подрядчика в интересах заказчика.

В соответствии с подп. 2 п. 1 ст. 238 Налогового кодекса РФ (далее – НК РФ) не подлежат налогообложению фактически произведенные и документально подтвержденные расходы на проезд работника до места назначения и обратно.

При заполнении командировочного удостоверения следует обратить внимание на графу “Место назначения”. Корректность заполнения данного реквизита влияет на налогообложение расходов по проезду.

Пример. Педагог направляется из города места работы в Москву для чтения лекций в Московский городской педагогический университет (далее – МГПУ). В графе “место назначения” командировочного удостоверения написано: “г. Москва”. По окончании командировки педагог сдает в бухгалтерию авансовый отчет с приложением железнодорожных билетов до Москвы и проездные билеты от вокзала до МГПУ. В этом случае ему компенсируют всю стоимость проезда, но на стоимость проездных документов до МГПУ будет начислен НДФЛ. Если в графе “место назначения” командировочного удостоверения написано: “г. Москва, МГПУ”, то по окончании командировки вся стоимость проезда будет возмещена, и в налоговую базу по НДФЛ ни стоимость железнодорожных билетов, ни стоимость проездных документов от вокзала до МГПУ включаться не будет.

В соответствии с п. 1 постановления Правительства РФ от 02.10.02 № 729 “О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета” (далее – постановление № 729) за счет средств федерального бюджета возмещаются расходы на проезд к месту командировки и обратно в размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами, но не выше стоимости проезда:

•      железнодорожным транспортом – в купейном вагоне скорого фирменного поезда;

•      водным транспортом – в каюте V группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте II категории речного судна всех линий сообщения, в каюте
I категории судна паромной переправы;

•      воздушным транспортом – в салоне экономического класса;

•      автомобильным транспортом – в автотранспортном средстве общего пользования (кроме такси).

В случае отсутствия документов, подтверждающих произведенные расходы, возмещение производится в размере минимальной стоимости проезда:

•      железнодорожным транспортом – в плацкартном вагоне пассажирского поезда;

•      водным транспортом – в каюте Х группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте III категории речного судна всех линий сообщения;

•      автомобильным транспортом – в автобусе общего типа.

Следует отметить, что плата за пользование постельными принадлежностями, страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплата услуг по оформлению проездных документов также включаются в стоимость возмещаемых расходов на проезд. И такие суммы не облагаются НДФЛ и ЕСН (если есть подтверждающие документы).

Что же касается налогообложения прибыли в случае, если командировочные расходы были произведены в рамках предпринимательской деятельности и иной деятельности, приносящей доход, то в ст. 264 НК РФ записано, что командировочные расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией. Налогооблагаемую прибыль можно уменьшить на расходы, к которым относятся:

•      проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;

•      наем жилого помещения. По этой статье расходов подлежат возмещению также расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах, ресторанах и номере, а также расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами);

•      суточные или полевое довольствие в пределах норм, утверждаемых Правительством РФ;

•      оформление и выдача виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;

•      консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.

Работнику ОУ возмещаются расходы по найму жилья. В этом случае по окончании командировки он должен представить в бухгалтерию документы о фактически произведенных расходах. В целях уменьшения налоговых рисков в документах на оплату следует использовать формулировку “проживание” и не использовать формулировки: “аренда зала”, “солярий”, “мини-бар”. Такие расходы могут быть расценены как дополнительные услуги, оказываемые за дополнительную плату, и будут включены в налогооблагаемую базу по НДФЛ.

Согласно постановлению № 729 работнику возмещаются расходы по найму жилья в размере фактических расходов, которые должны быть подтверждены соответствующими документами, но не более 550 руб. в сутки. Если расходы превысили этот норматив, то их можно возместить за счет экономии средств, выделенных из федерального бюджета на содержание учреждения, а также за счет средств, полученных ОУ от предпринимательской и иной приносящей доход деятельности. Такой порядок возмещения должен быть прописан в коллективном договоре или локальных нормативных актах.

Возможны ситуации, когда работники не могут документально подтвердить свои расходы из-за отсутствия документов. В этом случае в постановлении № 729 установлен норматив 12 руб. в сутки за счет средств федерального бюджета. Согласно ТК РФ порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом. Поэтому по распоряжению руководителя учебного заведения эти расходы могут быть возмещены в любом согласованном с работником размере.

В случае непредставления работником ОУ документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы такой оплаты освобождаются от налогообложения НДФЛ в пределах норм, установленных в соответствии с действующим законодательством, т. е. не подлежат налогообложению 12 руб. в сутки.

Налоговая база по прибыли может быть уменьшена только на сумму экономически обоснованных и документально подтвержденных расходов (п. 1 ст. 252 НК РФ). Отсутствие первичных документов – веское основание для того, чтобы расходы по найму жилья не учитывались для целей налогообложения.

При нахождении работника ОУ в командировке работодатель обязан возместить ему дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства. Суточные возмещаются за все дни нахождения работника в командировке.

Фактическое время пребывания в месте командировки определяется по отметкам в командировочном удостоверении о дне прибытия в место командировки и дне выбытия из места командировки. Если работник командирован в разные населенные пункты, отметки о дне прибытия и дне выбытия делаются в каждом пункте.

Отметки в командировочном удостоверении о прибытии и выбытии работника заверяются той печатью, которой обычно пользуется в своей хозяйственной деятельности то или иное предприятие или учреждение для засвидетельствования подписи соответствующего должностного лица.

Согласно Инструкции № 62 днем выезда в командировку считается день отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем приезда – день прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 ч включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 0 ч и позднее – последующие сутки. Если станция, пристань, аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до них. Аналогично определяется день приезда работника в место постоянной работы.

Пример. Работник выезжает в служебную командировку на самолете. Время вылета – 16 мая 0 ч 10 мин. В этом случае первым днем командировки будет считаться 16 мая. А если в авиабилете указано, что регистрация пассажиров заканчивается за 40 мин до вылета самолета, то, чтобы успеть на регистрацию, работник должен быть в аэропорту 15 мая в 23 ч 30 мин. В этом случае первым днем командировки следует считать 15 мая.

Постановление № 729 устанавливает норматив для суточных 100 руб. за каждый день пребывания в командировке. Сверхнормативные суммы можно выплатить работнику за счет сумм экономии средств федерального бюджета и источников от предпринимательской деятельности. Но такие расходы должны быть экономически оправданы и согласованы с руководителем учреждения.

Размер суточных, не подлежащих налогообложению НДФЛ и ЕСН, определяется положениями коллективного договора или иного локального нормативного акта, действующего в ОУ. Эти выплаты для их классификации в качестве суточных в соответствии с действующим законодательством должны иметь компенсационный характер, т. е. направленный на возмещение работнику дополнительных расходов, связанных с выполнением поручения работодателя вне места постоянного жительства.

Исключение составляет случай, когда у работника может образоваться доход – экономическая выгода при выплате ему сумм в больших размерах, чем это предусмотрено предприятием в коллективном договоре или локальном нормативном акте.

Поэтому при соблюдении определенных условий учреждения не должны облагать НДФЛ и ЕСН суммы суточных, превышающих 100 руб. в сутки.

Что касается налогообложения прибыли, то размер суточных является нормируемым показателем. В НК РФ четко прописано, что суточные относятся к командировочным расходам в пределах норм, утвержденных Правительством РФ. Согласно постановлению Правительства РФ от 08.02.02 № 93 “Об установлении норм расходов организаций на выплату суточных или полевого довольствия, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией” при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы организаций на выплату суточных в размере 100 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ.

Учителя довольно часто выезжают вместе с детьми на экскурсии или в музеи – все это является частью образовательного процесса. Обычно такая поездка не превышает одного дня. Но возникает вопрос: как учесть связанные с ней расходы.

В данном случае ее можно расценивать как однодневную командировку. Но законодательно нигде не определено, что такое “однодневная командировка”. На такие командировки командировочное удостоверение выписывать не нужно. Спорным остается вопрос о выплате суточных при однодневных командировках. ТК РФ не устанавливает минимальную продолжительность командировок.

В Инструкции № 62 говорится, что при командировках в такую местность, откуда командированный имеет возможность ежедневно возвращаться к месту своего постоянного жительства, суточные (надбавки взамен суточных) не выплачиваются. Вопрос о том, может ли работник ежедневно возвращаться из места командировки к месту своего постоянного жительства, в каждом конкретном случае решается руководителем объединения, предприятия, учреждения, организации, в которой работает командированный, с учетом дальности расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания, а также необходимости создания работнику условий для отдыха.

Поэтому если руководителем учреждения утвержден соответствующий авансовый отчет работника, то, следовательно, он считает, что работник проживал и находился в командировке вне места постоянного жительства, и ему следует выплатить суточные.

Объектом обложения НДФЛ признается доход, полученный налогоплательщиком. Согласно ст. 41 НК РФ доходом налогоплательщика может быть признана только его экономическая выгода в денежной или натуральной форме.

При служебной командировке работник направляется в поездку по инициативе работодателя и в его интересах, поэтому и расходы на оплату суточных осуществляются в интересах работодателя, а не работника. В свою очередь, суточные представляют собой компенсационную выплату по возмещению расходов работника, вызванных необходимостью выполнять трудовые функции вне места постоянной работы.

Но поездку в музей можно расценить как служебную поездку работника, постоянная работа которого осуществляется в пути или имеет разъездной характер. Таким работникам работодатель возмещает следующие расходы, связанные со служебными поездками:

•      по проезду;

•      по найму жилого помещения;

•      дополнительные, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);

•      иные, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.

В этом случае оплата проезда и иные дополнительные расходы должны быть возмещены педагогу. При этом размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников устанавливаются коллективным договором, трудовым договором, соглашениями, локальными нормативными актами.

Рассмотрим порядок исчисления налога на добавленную стоимость (НДС).

Учреждения, являющиеся плательщиками НДС, могут принять к вычету суммы налога, уплаченные по расходам на командировки. Согласно п. 7 ст. 171 НК РФ вычетам подлежат суммы налога, уплаченные по расходам на командировки (по проезду к месту служебной командировки и обратно, включая пользование в поездах постельными принадлежностями, а также за наем жилого помещения). Если командировка осуществлялась в рамках деятельности, не подлежащей обложению НДС или подлежащей налогообложению по ставке 0%, то по этим расходам учреждение не вправе применять налоговые вычеты.

Если в соответствии с гл. 25 “Налог на прибыль” НК РФ расходы принимаются для целей налогообложения по нормативам, то суммы налога по таким расходам подлежат вычету в размере, соответствующем указанным нормам.

Налоговые вычеты производятся на основании счетов-фактур, выставленных продавцами при приобретении учреждением товаров (работ, услуг). Однако возмещение работнику командировочных расходов имеет некоторые особенности.

Так, в постановлении Правительства РФ от 02.12.00 № 914 “Об утверждении Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость” установлено, что при приобретении услуг по найму жилых помещений в период служебной командировки работников и услуг по перевозке работников к месту служебной командировки и обратно (включая услуги по предоставлению в пользование в поездах постельных принадлежностей) в книге покупок регистрируются счета-фактуры или заполненные в установленном порядке бланки строгой отчетности (или их копии), в которых отдельной строкой выделяется сумма НДС.

Счета-фактуры и бланки строгой отчетности должны быть оформлены на ОУ. Оформленные счета-фактуры и бланки строгой отчетности на физическое лицо не могут служить основанием для принятия к вычету НДС.

Для принятия к вычету НДС по услугам по проезду необходимо указать сумму налога в проездном документе (билете). Для целей вычета НДС рассчитывать сумму этого налога самостоятельно налогоплательщик не имеет права. Если в железнодорожных билетах, приобретенных за наличный расчет, сумма НДС не указывается, то такие билеты следует учитывать в расходах на командировки по стоимости их приобретения.

Следовательно, если в билетах нет указаний о предъявлении налогоплательщику к уплате суммы НДС, данные расходы на основании ст. 264 НК РФ в полной сумме следует относить к прочим расходам, связанным с производством и (или) реализацией.

Справочник руководителя образовательного учреждения. 2007. № 9. С 43-52.

Источник: www.menobr.ru



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Вебинары и конференции


Мероприятия

Проверьте свои знания и приобретите новые

Участвовать

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Электронная система

Справочная система «Образование»

Вебинары


Рассылка




© МЦФЭР, 2016. Свидетельство о регистрации СМИ: Эл № ФС77-50243 от 20 июля 2012 года.
Ознакомьтесь с соглашением об использовании.
Resobr.ru: сайт для специалистов и руководителей сферы дошкольного образования. Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

По вопросам подписки обращайтесь: 8 800 775-4822 (звонки по России бесплатные)
По вопросам клиентской поддержки тел.: +7 (495) 937-90-82



  • Мы в соцсетях
Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение, пожалуйста, зарегистрируйтесь.

Это бесплатно и займет всего минуту, а вы получите:

  • доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам;
  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам управления образованием;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов.

А еще в подарок за регистрацию Вы получите видеолекцию «ФГОС ДО: стандарт условий и стандарт поддержки разнообразия детства».

Лектор: Волосовец Т.В., директор Института изучения детства, семьи и воспитания Российской академии образования.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Регистрация

Зарегистрируйтесь, чтобы получить документ. Это бесплатно и займет всего минуту!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль