Организация работы с электронными документами

7974

Администратору школы необходимо уметь работать с документацией с использованием IT-технологий, т. к. их применение в управлении и сопровождении учебного процесса в ОУ неизбежно возрастает. В статье предложены авторские разработки электронных отчетов, которые можно адаптировать для любого ОУ.

Во многих сферах человеческой деятельности информационные технологии заняли ведущие позиции. Работа с информацией не обходится без средств вычислительной техники.

В своей практике документооборот по деятельности заместителя директора по учебной работе мы организуем на основе технологий Microsoft Office. Возможности Microsoft Office позволяют экономить время, готовить разного рода шаблоны, электронные таблицы обработки информации, аналитические справки, презентации и т. д. Вся документация по учебной деятельности переводится с бумажного на электронный носитель. Документы могут быть в форматах текстового редактора, электронной таблицы или презентации, в отсканированном виде. Материал размещается по категориям в соответствующий каталог.

В нашей школе в течение нескольких лет используются разработанные электронные документы: "Электронный отчет выполнения государственных образовательных программ" и "Электронный отчет классного руководителя по успеваемости" (для автоматизации обработки данных по успеваемости обучающихся по итогам четверти, года). Для работы с документами требуется персональный компьютер с операционной системой Windows 95 (и выше) и пакет MS Office.

КУРС ПОВЫШЕНИЯ КВАЛИФИКАЦИИ

Управление образовательной организацией

  • продолжительность – 120 часов (срок обучения 3 месяца).
  • дата начала обучения в ближайшей группе – 1 января 2017 года.
  • форма обучения – заочная с применением дистанционных образовательных технологий.


Для введения данных отчетов в штатный режим деятельности школы нами разработаны положения "Об электронном отчете выполнения государ­ственных образовательных программ" (приложение 1) и "Об электронном отчете классного руководителя по итогам четвертей и учебного года" (приложение 2).

Электронный отчет выполнения государственных образовательных программ разработан для ОУ, реализующих программы среднего общего и среднего полного образования. Он может быть легко адаптирован в школах, где образовательный процесс организован по четвертям.

Данный продукт предназначен для учителей-предметников и заместителей директоров, которые курируют выполнение государственных образовательных программ и стандартов.

Учитель-предметник вместо традиционного отчета сдает электронный за указанный период (четверть, год). Все необходимые входные и выходные данные формируются и хранятся в виде таблиц в MS Excel.

В течение учебного года промежуточные данные вносятся в электронный документооборот образовательного учреждения в соответствующих каталогах сервера ОУ. 

Формируется каталог, где размещаются подкаталоги: 1, 2… 10 и 11 – они соответствуют параллелям классов в школе. В каждом – формируются подкаталоги, соответствующие конкретному классу школы, например 1А, 3Б, 4Г и т. д.

Для школы утверждается список с нумерацией предметов. Учитель-предметник идентифицирует свой предмет согласно присвоенному значению нумерации, например: русский язык – 1; литература – 2; математика – 10 и т. д.

В каждом каталоге класса хранится 31 файл: данные с учебными предметами – 30 файлов и "Таблица для обработки .xls" – 1 файл, где формируются выходные результаты.

В начале учебного года учитель-предметник вводит в каталог календарно-тематическое планирование по четвертям, указывает темы и запланированное количество часов на их изучение. После введения календарно-тематического планирования в соответствующем каталоге (каталоге класса) формируются файлы формата .xls.

Заполненная версия файла выглядит следующим образом (рис. 1).

Организация работы с электронными документами Рис. 1. Заполненная версия файла по учебному предмету

По окончании отчетного периода (четверти) учитель-предметник вводит количество фактически проведенных уроков по разделам, запланированных им в начале учебного года. На этом его работа с электронным документом заканчивается.

Следующий этап – обработка результатов. На данном этапе продуктом пользуется завуч школы. Запустив соответствующий модуль таблицы, он получает обработанные данные в виде файла формата .xls. Фрагмент выходного файла выглядит следующим образом (рис. 2.).

Организация работы с электронными документами
Рис. 2. Фрагмент выходного файла с обработанными данными по классу

Автоматически формируются количественные показатели – плановые (на основе заполненных таблиц учителями-предметниками); фактические и относительные показатели фактических данных (в процентах). Фиксируется выполнение государственных образовательных программ по четвертям и году.

Администратору для анализа требуется выходной файл. Он просматривает относительные показатели фактических данных и определяет, выполнены или не выполнены государственные образовательные программы.

Итоговый файл (лист) имеет статус "ДСП" – для служебного пользования. Данной информацией могут воспользоваться соответствующие службы ОУ (МО, администрация, контролирующие органы). Итоговый отчет в конце учебного года распечатывается и вклеивается в журнал класса.

Электронный отчет разработан для классных руководителей и администрации ОУ для автоматизации обработки результатов успеваемости учащихся по итогам четверти, года (полугодия). Все необходимые данные о результатах обучения формируются в виде таблиц в MS Excel.

Для введения в штатный режим папки "Электронный отчет классного руководителя" необходимы нормативно-правовые документы в ОУ (приказ о введении и Положение об электронном отчете классного руководителя).

Основные преимущественные показатели электронного отчета: экономия времени, эстетичный вид, оперативность, автоматическая обработка данных и оперативный доступ к информации. Таблица разработана таким образом, что пользователю (классному руководителю) необходимо ввести лишь входные данные в окрашенные поля. Один раз в начале учебного года заполняются списки учебных предметов, учителей, учащихся.

Оценки учащихся вводятся после каждой учебной четверти и по окончании учебного года, показатели "средний балл" и "статус ученика" вычисляются автоматически (рис. 3).

 Организация работы с электронными документами
Рис. 3 Форма для заполнения по итогам четверти (года)

Все выходные данные в таблице обрабатываются автоматически, рассчитываются показатели: качество; успеваемость по классу и по каждому ученику; количество отличников, "хорошистов", успевающих и неуспевающих учащихся; статистика перемещения; количество учащихся на начало и конец отчетного периода; количество полученных оценок каждым учащимся (рис.4).

 Организация работы с электронными документами
Рис. 4. Итоговый файл по классу

Автоматически формируется лист с информацией по учителям-предметникам, ведущим уроки в указанном классе, рассчитываются показатели: количество выставленных оценок "5", "4", "3", "2"; средний балл по предмету, качество знаний и успеваемость по предмету (рис. 5).

Организация работы с электронными документами
Рис. 5. Информация по учителям-предметникам, работающим в указанном классе

Данный лист имеет статус "ДСП", материалы могут быть использованы при формировании портфолио учителя.

Приложение 1

ПОЛОЖЕНИЕ
"Об электронном отчете выполнения
государственных образовательных программ"

1. Общие положения

1.1. Данное Положение разработано в рамках реализации программы "Информационно-коммуникационные технологии в управлении образовательным учреждением", электронного документооборота и в целях автоматизации сбора, хранения, обработки и передачи информации по отчетам выполнения государственных образовательных программ.

1.2. Положение вводится на основе результатов эксперимента по введению отчета "Электронный отчет выполнения государственных образовательных программ".

1.3. Для отчета выполнения государственных образовательных программ (далее – госпрограмм) используется электронная таблица "Электронный отчет выполнения государственных образовательных программ", зарегистрированная в Федеральном агентстве по образованию в отраслевом фонде алгоритмов и программ (свидетельство от 15.12.2008 № 11961).

1.4. Электронный отчет выполнения госпрограмм представляет собой файл, созданный в формате *.xls.

1.5. Для ведения электронной формы отчета издается приказ по школе о назначении ответственных лиц за своевременное заполнение и сопровождение данного документа.

1.6. Документ имеет гриф "для служебного пользования" (далее – ДСП).

1.7. Контролирующим ОУ органам информация предоставляется в электронном виде.

1.8. Итоговый (годовой) отчет формируется на бумажном носителе.

2. Техническое и программное решение

2.1. На сервере создается каталог "Выполнение госпрограмм".

2.2. В указанном каталоге создаются подкаталоги 1, 2 … 10, 11, которые соответствуют классам.

2.3. В каждом подкаталоге создаются каталоги 2­го уровня – 1А, 1Б, 1В и т. д., которые содержат информацию по каждому классу.

2.4. В каталогах классов с 1­го по 11­й создаются 32 файла.

2.5. Файлы с именами: "1.xls", "2.xls", "3.xls"…"32.xls" – соответствуют учебным предметам согласно учебному плану ОУ.

2.6. Файл "Нумерация предметов .xls" – справочник для учителя по нумерации предметов.

2.7. Файл "Таблица для обработки .xls" – итоговый документ, формирующий выходные данные на основе представленных отчетов учителей.

2.8. Учитель на основе своей рабочей программы и календарно-тематического планирования заполняет рабочие области (выделенные желтым цветом), указывает разделы тем и запланированное количество часов.

2.9. Ответственное лицо (заместитель директора по учебной работе) формирует в таблицах количество часов по плану на год.

2.10. При заполнении таблицы автоматически контролируется соответствие количества часов по учебным четвертям и году.

2.11. В таблице предусмотрена возможность контроля выполнения практических, контрольных работ, изложений, сочинений и т. д. В случае отсутствия таковых видов работ по предмету этот раздел не заполняется.

2.12. Учитель после каждой четверти вводит фактические показатели в таблицу из классного журнала.

2.13. В итоговой таблице автоматически формируются следующие данные: учебный год, класс, предмет, учитель, недельная нагрузка, количественные показатели по плану (по каждой четверти и году), количественные показатели фактических данных (по каждой четверти и году), относительные показатели фактических данных (по каждой четверти и году в процентах), общее выполнение программы (в процентах) и гистограммы.

2.14. Для организации электронного отчета по выполнению госпрограмм используется вычислительная техника кабинетов информатики и других служб, которая связана в локальную сеть ОУ.

2.15. В отчетный период предоставляется "свободный доступ" учителям к указанным каталогам. После отчета администратором сети доступ закрывается.

3. Работа с отчетом и его статус

3.1. Отчет выполнения госпрограмм может быть использован учителем-предметником, руководителем школьного методического объединения, администрацией ОУ для работы.

3.2. Отчет представляет собой документ с грифом "ДСП".

3.3. Каждый учитель-предметник в начале учебного года заполняет свои файлы.

3.4. В конце каждой четверти учитель-предметник вводит фактические показатели.

3.5. Заместитель директора по учебной работе контролирует качественное и количественное выполнение госпрограмм с помощью итоговой таблицы "Таблица для обработки", которая автоматически генерирует все необходимые для контроля параметры, и на основе этих данных пишет аналитическую справку.

3.6. Результаты представляются на педагогическом совете.

3.7. Данные могут быть использованы при аттестации преподавательского состава.

4. Сроки сдачи отчетов

4.1. Приказом директора школы в конце каждой учебной четверти (года) устанавливаются сроки сдачи электронного отчета.

4.2. Администратор школьной сети на основе изданного приказа "открывает или закрывает" общий доступ к каталогу для категории пользователей сети "Учитель".

4.3. На основе электронных отчетов ответственное лицо (заместитель директора по учебной работе) формирует итоговый протокол в виде аналитической справки по школе за отчетный период.

4.4. В отчетный период оказывается консультативная помощь учителям, не владеющим информационными технологиями, учителями информатики и всеми владеющими ими. Допускается привлечение старшеклассников для ввода данных в электронный отчет с обязательным присутствием самого учителя.

5. Ответственность за информацию

5.1. Ответственность за своевременный отчет и объективность информации возлагается на учителя.

5.2. Ответственность за сохранность электронной информации несет представитель администрации ОУ согласно приказу.

5.3. В случае срыва полноценного отчета по вине учителя-предметника ответственность несет учитель-предметник.

5.4. За невыполнение настоящего положения учителя-предметники могут быть наказаны в административном порядке приказом директора ОУ по представлению учебной части.

6. Хранение отчетов

6.1. Промежуточные отчеты хранятся на административном ПК и внешних носителях.

6.2. Отчеты за учебный год архивируются стандартными архиваторами и переносятся на внешние носители (на CD).

6.3. Твердые копии формируются в конце учебного года и приклеиваются в классный журнал вместе с итоговой аналитической справкой о сдаче журнала в архив на хранение.

 

Приложение 2

ПОЛОЖЕНИЕ
"Об электронном отчете классного руководителя
по итогам четвертей и учебного года"

1. Общие положения

1.1. Данное Положение разработано в рамках реализации программы "Информационно-коммуникационные технологии в управлении образовательным учреждением", электронного документооборота и в целях автоматизации сбора, хранения, обработки и передачи информации по отчетам классных руководителей.

1.2. Положение вводится на основе результатов эксперимента по введению отчета "Электронный отчет классного руководителя".

1.3. Для отчета классного руководителя по итогам четверти и года используется электронная таблица "Электронный отчет классного руководителя по успеваемости", зарегистрированная в Федеральном агентстве по образованию в отраслевом фонде алгоритмов и программ (свидетельство от 15.12.2008 № 11960).

1.4. Электронный отчет классного руководителя представляет собой файл, созданный в формате *.xls.

1.5. Для ведения электронной формы отчета издается приказ по школе о назначении ответственных лиц за своевременное заполнение и сопровождение данного документа.

1.6. Документ имеет гриф "ДСП".

1.7. Контролирующим ОУ органам информация предоставляется в электронном виде.

2. Техническое и программное решение

2.1. На сервере создается каталог "Отчет".

2.2. В указанном каталоге создаются подкаталоги 1, 2… 10, 11, которые соответствуют классам.

2.3. В каждом подкаталоге создаются каталоги 2­го уровня – 1А, 1Б, 1В и т. д., которые содержат информацию по каждому классу.

2.4. В каталогах классов с 1­го по 9­й создаются 6 файлов:

2.4.1. Первый файл "Уч_пред-ХХ-1-VV-ZZ". В этом файле ХХ – указывает класс (например, 5А), VV-ZZ – учебный год (например, 08–09). Здесь содержится информация на начало учебного года по классу: список учащихся класса, учебный год, Ф. И. О. классного руководителя, дата заполнения, список учебных предметов (согласно учебному плану), список учителей, работающих в этом классе.

2.4.2. Второй – шестой файлы "XX-***-VV-ZZ". ХХ – класс (например, 9А), *** – указывается отчетный период: 1 (первая четверть), 2 (вторая четверть), 3 (третья четверть), 4 (четвертая четверть), год – (годовой отчет) – VV-ZZ – учебный год (например, 08–09). Изначально в этих файлах содержится информация: списочный состав учащихся, учителей; по учебному году и отчетному периоду, Ф. И. О. классного руководителя. А также – формы по определению статуса ученика по итогам отчетного периода, средний балл ученика, показатель качества и успеваемости по каждому ученику и в целом по классу (в процентах). Статистика перемещения, выбытие и прибытие учащихся в течение отчетного периода, успеваемость, качество знаний учащихся по предметам по каждому учителю. Количество выставленных оценок каждым учителем каждому ученику.

2.5. В каталогах 10–11-х классов создаются 4 файла:

2.5.1. Первый файл "Уч_пред-ХХ-1-VV-ZZ". В этом файле ХХ – указывает класс (например, 10А), VV-ZZ – учебный год (например, 08–09). Здесь содержится информация на начало учебного года по классу: список учащихся класса, учебный год, Ф. И. О. классного руководителя, дата заполнения, список учебных предметов (согласно учебному плану), список учителей, работающих в этом классе.

2.5.2. Второй – четвертый файлы "XX-***-VV-ZZ". ХХ – класс (например, 10А), *** – указывается отчетный период: 1 (первое полугодие), 2 (второе полугодие), год – (годовой отчет) – VV-ZZ – учебный год (например, 08–09). Изначально в этих файлах содержится информация по списочному составу учащихся, учителей. Информация по учебному году и отчетному периоду, Ф. И. О. классного руководителя. Формы по определению статуса ученика по итогам отчетного периода, средний балл ученика, показатели качества и успеваемости по каждому ученику и в целом по классу (в процентах). Статистика перемещения, выбытие и прибытие учащегося в течение отчетного периода, успеваемость, качество знаний учащихся по предметам по каждому учителю. Количество выставленных оценок каждым учителем каждому ученику.

2.6. Для организации электронного отчета классного руководителя используется вычислительная техника кабинетов информатики, других служб, которая связана в локальную сеть ОУ.

2.7. В отчетный период предоставляется "свободный доступ" классным руководителям к указанным каталогам. После отчета администратором сети доступ закрывается.

3. Работа с отчетом и его статус

3.1. По требованию классного руководителя предоставляется "твердая копия" отчета по результатам успеваемости учащихся.

3.2. Классный руководитель имеет право ознакомить родителей, законных представителей учащегося с отчетом на родительских собраниях и индивидуально.

3.3. По письменному требованию родителя или законного представителя учащегося служба мониторинга (информатизации) ОУ предоставляет информацию по результатам успеваемости посредством электронной почты.

3.4. Сгенерированная информация от учителей утверждается грифом "ДВП". Этой информацией имеют право пользоваться администрация ОУ и руководители МО.

3.5. Учитель-предметник имеет право запросить информацию по качеству и успеваемости по своему предмету в любом классе у администрации ОУ.

3.6. Данные могут быть использованы при аттестации преподавательского состава.

4. Сроки сдачи отчетов

4.1. Приказом директора школы в конце каждой учебной четверти (года) устанавливаются сроки сдачи электронного отчета классными руководителями.

4.2. Администратор школьной сети на основе изданного приказа "открывает или закрывает" общий доступ к каталогу для категории пользователей сети "Учитель".

4.3. На основе электронных отчетов ответственное лицо (заместитель директора по учебной работе) формирует итоговый протокол в виде аналитической справки по школе за отчетный период.

4.4. Классным руководителям, не владеющим информационными технологиями, в отчетный период оказывается консультативная помощь учителями информатики и учителями, владеющими информационными технологиями. Допускается привлечение старшеклассников для ввода данных в электронный отчет с обязательным присутствием классного руководителя.

5. Ответственность за информацию

5.1. Ответственность за своевременный отчет и объективность информации возлагается на классных руководителей.

5.2. Ответственность за сохранность электронной информации несет представитель администрации ОУ согласно приказу директора.

5.3. В случае срыва полноценного отчета по вине учителя-предметника ответственность несет учитель-предметник.

5.4. За невыполнение настоящего положения учителя-предметники, классные руководители могут быть наказаны в административном порядке приказом директора ОУ по представлению учебной части.

6. Хранение отчетов

6.1. Промежуточные отчеты хранятся на административном ПК и внешних носителях.

6.2. Отчеты за учебный год архивируются стандартными архиваторами и переносятся на внешние носители (на CD).

6.3. Твердые копии не формируются.

Источник: www.menobr.ru



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Вебинары и конференции


Мероприятия

Проверьте свои знания и приобретите новые

Участвовать

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Электронная система

Справочная система «Образование»

Вебинары


Рассылка




© МЦФЭР, 2016. Свидетельство о регистрации СМИ: Эл № ФС77-50243 от 20 июля 2012 года.
Ознакомьтесь с соглашением об использовании.
Resobr.ru: сайт для специалистов и руководителей сферы дошкольного образования. Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

По вопросам подписки обращайтесь: 8 800 775-4822 (звонки по России бесплатные)
По вопросам клиентской поддержки тел.: +7 (495) 937-90-82



  • Мы в соцсетях
Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение, пожалуйста, зарегистрируйтесь.

Это бесплатно и займет всего минуту, а вы получите:

  • доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам;
  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам управления образованием;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов.

А еще в подарок за регистрацию Вы получите видеолекцию «ФГОС ДО: стандарт условий и стандарт поддержки разнообразия детства».

Лектор: Волосовец Т.В., директор Института изучения детства, семьи и воспитания Российской академии образования.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Регистрация

Зарегистрируйтесь, чтобы получить документ. Это бесплатно и займет всего минуту!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль