Участие ДОУ в выставочных мероприятиях

5964

Выставки являются важным инструментом в создании имиджа любой организации, в т. ч. и ДОУ. Однако участие в выставке должно быть тщательно подготовлено. Только в этом случае эффект будет ощутим.

Нет сомнений в том, что успех и выживание каждой организации, какими бы ни были ее размеры, форма собственности (государственная, общественная или частная) и направления деятельности, в конечном итоге зависят от репутации. Управление репутацией и формирование положительного имиджа с помощью успешных коммуникаций – это PR. Одним из множества видов PR-деятельности является участие в выставках.  

Выставка – важный инструмент связей с общественностью, используемый для укрепления имиджа организации, создания высокой репутации и побуждения целевых групп к желательным для нее действиям. 

Участие в выставке требует не только тщательной подготовки, но и больших финансовых затрат. Поэтому, прежде чем решиться на столь серьезное мероприятие, следует понять, можно ли использовать иные, “невыставочные”, методы. 

Особенности выставки как PR-мероприятия заключаются в следующем: 

  • именно здесь собираются (встречаются) наиболее значимые представители образовательного пространства;
  • участникам предоставляется возможность собрать информацию, узнать, что называется из первых рук, настроения и пожелания потребителей их услуг, получить сведения о конкурентах, а также об общей ситуации и тенденциях развития на рынке образования;
  • ДОУ имеет шанс заявить о себе, продемонстрировать возможности, укрепить доверие потребителей и партнеров.

Итак, выставка представляет собой интегрированные коммуникации, позволяющие добиваться маркетинговых и репутационных целей. Повторим, что успешность этого мероприятия зависит от тщательной пошаговой подготовки с момента принятия решения об участии в выставке до ее окончания и подведения итогов. “Step by step”, как говорят наши зарубежные коллеги.
Назовем основные этапы организации выставочного проекта:

1. Определение первостепенных целей участия в выставке, постановка конкретных задач, которые необходимо в связи с этим решить.

2. Определение целевой аудитории.

3. Выбор выставки.

Для этого необходимо составить список подходящих по тематике выставок. Затем выяснить, сколько участников и посетителей они собрали в прошлые годы. 

Не менее важно заранее оценить площадку, где будет проводиться мероприятие. 
Уточнить, не совпадают ли сроки работы выставки с какими-либо более важными событиями в городе, регионе и даже в стране и мире. 

Нелишним будет установить дружеские отношения с организаторами выставки: это позволит сэкономить временные, эмоциональные, а порой и финансовые ресурсы.

4. Уточнение необходимого и имеющегося бюджета.

5. Формирование выставочной команды (т. е. выбор персонала, отвечающего за конкретные направления работы: общую организацию, экспозицию (стенд), рекламные и иные раздаточные материалы, работу на стенде (вне стенда), инфраструктуру и транспортировку, работу со СМИ и т. д.).

6. Выбор и тренинг стендистов.

7. Подготовка и изготовление (при необходимости) стенда.

8. Подготовка и изготовление рекламных и иных раздаточных материалов.

9. Разработка и подготовка системы обратной связи – анкет, опросных листов, интервью и т. д.

10. Планирование работы вне стенда (пресс­конференции, брифинги, агитационные мероприятия, презентации и т. д.).

11. Планирование работы специалистов на стенде.

12. Подведение итогов, анализ собранных данных, планирование дальнейших действий и мероприятий с учетом результатов выставочной деятельности.

Как правило, подготовка к выставке занимает пять недель, в течение которых необходимо выполнить следующее:

Первая неделя:

  • Уточнить у организаторов предполагаемое расположение и параметры стендов.
  • Выбрать место для стенда.
  • Решить, делать ли новую экспозицию или использовать уже имеющийся стенд.
  • Если потребуется, провести переговоры с дизайнерами и строителями, которые будут возводить стенд.
  • Провести предварительные переговоры с будущими перевозчиками выставочного оборудования.
  • Определить, какая информация будет представлена на выставке.

Вторая неделя:

  • Закончить изготовление стенда.
  • Провести инструктаж будущих участников выставочной команды: они должны знать свои функции и ответы на всевозможные вопросы посетителей.
  • Разработать выставочную промо­кампанию (конференции, семинары, круглые столы, брифинги, пресс­конференции).
  • Уточнить у организаторов, не изменились ли время и место проведения выставки, не возросли ли расценки на участие, нет ли других претендентов на заявленное место для стенда.
  • Оценить дизайн будущей экспозиции, качество оборудования и рекламных материалов.
    Заказать недостающие информационные материалы, буклеты, плакаты и прайс­листы (практика показывает, что именно это оставляют на самый последний момент). Отдать все рекламные материалы на проверку корректору. Визитки и буклеты внимательно проверить перед отправкой в типографию. 
  • Подумайте о сувенирной продукции для постоянных партнеров и вип­посетителей.

Третья неделя:

  • Заполнить заявление экспонента и различные бланки, присланные организаторами.
  • Сообщить организаторам о конференциях, семинарах и иных мероприятиях, которые предполагается провести на выставке.
  • Предоставить информацию о ДОУ для каталога выставки. Договориться о том, чтобы ее материалы были включены в информационный пакет, предназначенный для прессы и других участников.
  • Получить разрешение на раздачу листовок посетителям выставки.
  • Заказать приглашения на выставку для сотрудников ДОУ и гостей.
  • Заполнить регистрационные материалы на всех членов своей команды.
  • Подвести промежуточные итоги подготовки к выставке.

Четвертая неделя:

  • Подготовить пресс­релизы, информационные листки, анкеты, иной раздаточный материал.
  • Провести тренинг стендистов в целях выработки у них навыков общения с посетителями на выставке.
  • Окончательно определить состав персонала, принимающего участие в выставке, систему его оплаты и расписание работы.
  • Договориться о ввозе (вывозе) стенда и оборудования. 

Пятая неделя:

  • Проверить все выставочное оборудование и внести последние коррективы в его оформление и комплектацию.
  • Проконтролировать, вся ли необходимая информация о ДОУ направлена организаторам выставки.
  • Подготовить к отправке оборудование и все необходимые рекламные материалы.
  • Провести финальные учения среди персонала.

За несколько дней до начала отправить к месту проведения выставки материалы, оборудование и литературу, прибыть на место проведения выставки и установить оборудование.

Выставочный стенд – лицо учреждения. Эффективность работы стенда в определенной степени зависит от его места в павильоне. Лучшие места расположены рядом со входом и (или) в центре демонстрационного зала. 

Размеры стандартного стенда определяются в зависимости от целей и финансовых возможностей ДОУ. Как правило, сдаваемая в аренду организаторами площадь составляет 6 м2. В ее стоимость обычно входит оплата обязательных минимальных услуг: аренды и застройки выставочного оборудования, подводки электропитания с одной розеткой, минимального набора мебели, общего освещения, фриза с наименованием организации, общей охраны экспозиции в ночное время, участия в мероприятиях выставки и размещения информации о ДОУ в выставочном каталоге.
Конечно, можно использовать предлагаемую стандартную застройку, но она не будет выделяться среди огромного количества подобных стендов. Лучше всего прибегнуть к помощи профессионального дизайнера или привлечь к созданию стенда сотрудников ДОУ, способных творчески подойти к решению данной проблемы. 

Если в дальнейшем планируется участвовать в выставках постоянно, то выгоднее один раз заказать и купить выставочное оборудование, чем каждый раз его арендовать. 

При оформлении стенда и экспозиции необходимо учитывать следующие рекомендации:

  • Помните, что внимание проходящего человека задерживается на настенной и пристендовой информации не более чем на 3–5 с. За это время посетитель должен иметь возможность:
    – заметить стенд;
    – выделить ДОУ;
    – определить, в чем преимущества предлагаемых услуг;
    – найти на стенде интересующую его информацию.
  • Экспонаты должны представлять все направления деятельности ДОУ, которые укладываются в тематику выставки, чужеродным экспонатам не место на стенде.
  • Экспозиция не должна быть похожей на разноцветную палитру художника или стенную газету с обилием информации, исписанную мелким почерком. Имейте в виду, что самый неэффективный цвет на выставке – белый.
  • Надписи и плакаты должны быть расположены рядом или над экспонатами. Текст должен быть легкочитаемым.
  • Экспонаты должны быть видны основному потоку посетителей, ничто не должно мешать их обзору.
  • Недостаток экспозиционного материала так же плох, как и его чрезмерное обилие, – слишком большое количество демонстрационных предметов, представляющих разные идеи, внесет сумятицу в умы посетителей.
  • Освещение экспонатов на стенде лишним не бывает – яркий свет всегда привлекает к себе внимание. Но в этом деле важно не перестараться: в солнечную погоду световая реклама работать не будет.
  • Важно активно использовать печатную продукцию.

Во время выставки старайтесь тесно взаимодействовать с ее пресс­службой, средствами массовой информации и информационным центром (администрация, оргкомитет), распространяя через них свои информационные материалы. 

Безусловно, целью работы на выставке является привлечение посетителей на свой стенд. Для этого существует несколько способов:

  • оригинальное, нестандартное оформление экспозиции;
  • визуальные средства (показ видеофильмов, видеороликов, проведение презентаций и пр.);
  • рассылка персональных приглашений;
  • телемаркетинг (приглашения по телефону);
  • прямая почтовая и электронная рассылки;
  • рекламные объявления или специальные разделы на сайте;
  • информационно­методическая работа на стенде;
  • конференции, семинары, круглые столы, мастер-классы;
  • реклама по выставочному радио;
  • раздача листовок и приглашений на мероприятия, проводимые организацией на выставке.

Помните, человек, подходящий к стенду, – потребитель. Ему нужно не только все увидеть и потрогать, но и что­то унести с собой. Поэтому к выставленной информации должен быть свободный доступ. 

Между тем каждый участник должен знать: основное, что вынесет посетитель после визита на выставку, это все­таки не листовки, буклеты или каталоги (нередко они оказываются в ближайшем мусорном баке), а впечатление о ДОУ. 

Работа на выставке требует особых навыков, и успех любой экспозиции в первую очередь зависит от людей, представляющих ДОУ на стенде. Необходимо проинструктировать таких сотрудников или провести с ними специальный тренинг. Кроме того, следует позаботиться о проезде, графике работы. Нелишним будет приобретение для них единой формы одежды с логотипом ДОУ. 
К стендисту предъявляются особые требования. Он должен: хорошо разбираться в сути дела, профессионально отвечать на заданные вопросы; уметь убеждать, ненавязчиво отстаивать свою точку зрения, обоснованно доказывать преимущества представляемого ДОУ перед остальными на рынке образовательных услуг; уметь не столько хорошо говорить, сколько хорошо слушать, уметь использовать правило обратной связи – давать собеседнику возможность задать вопрос по теме, переспросить; быть коммуникабельным человеком, уметь вступать в контакт с самыми различными людьми; знать общие цели экспозиции; знать основные приемы привлечения посетителей на стенд; уметь общаться с назойливыми и “лишними” посетителями, которые явно не представляют интереса в качестве потенциальных партнеров, вести журнал учета посетителей (приложение).

Работнику выставки не рекомендуется:  скучать, читать посторонние материалы, играть в игрушки, разгадывать кроссворды, сидеть с отстраненным или даже задумчивым видом в глубине стенда, приставать к посетителям (практика показывает, что примерно 8 чел. из 10 на вопрос: “Что¬то вас интересует?” – спасаются бегством), быть излишне суетливым и занятым (“Давайте я вам быстренько расскажу, чем наше ДОУ занимается, а остальное прочитаете в буклете, бюллетене, на сайте...”) или чрезмерно въедливым (“Хотите знать о нашем ДОУ? Я расскажу вам все – с момента его рождения до наших дней!”), вступать в конфликт с посетителями и (или) отвечать грубостью на грубость. 

После окончания выставки необходимо подвести ее итоги, учесть ошибки (таблица), проанализировать положительные моменты с учетом рекомендаций и предложений, даже критики, прозвучавших в ходе презентации. Следует также наметить дальнейшие шаги по продвижению организации, возможные пути ее развития и расширения деятельности. Защита деловой репутации ДОУ также должна стать приоритетной задачей. Обязательно поблагодарите организаторов выставки за предоставленную возможность стать участником этого мероприятия, журналистов за информационную поддержку, а также всех сотрудников за работу по организации и проведению выставки. 

Типичные ошибки при участии в выставке:

  • Стратегия не сформулирована, задачи поставлены нечетко, не определены целевые группы 
  • Стендисты распыляют силы, тратят одинаковое количество времени как на постоянных, потенциальных партнеров, так и на случайных посетителей 
  • Стенд расположен в удалении от основного потока посетителей 
  • Нет рекламной поддержки на выставке, в т. ч.  аудиорекламы
  • Стенд слишком мал, в дизайне нет “изюминки”, логотип фирмы незаметен, неверное цветовое решение, слабая освещенность
  • Рабочее пространство меньше необходимого,  не выделено место для проведения консультаций, переговоров 
  • Информация либо недостаточно доступна и полна, либо избыточна, не показаны самые интересные  и перспективные направления работы 
  • Нет фотографий, компьютерной презентации, скудность или излишняя вычурность оформления 
  • У посетителей нет возможности подойти и ознакомиться с информацией
  • Нехватка рекламных материалов 
  • Низкое качество оформления и полиграфии 
  • Стендисты без бейджа, непрезентабельно одеты 
  • Стендисты заняты посторонними делами, не приглашают посетителей к разговору  потребностей посетителей  
  • Стендисты плохо владеют информацией о направлениях деятельности ДОУ, достигнутых успехах

Приложение 

Журнал учета посетителей

Дата ___________________

Ф.И.О. посетителя __________________________________
(Данные должны быть зафиксированы точно, для чего можно попросить посетителя проверить верность записи)

Название организации __________________

Должность. Функции ____________________________
(Часто название должности не дает полного представления  о сфере ответственности посетителя. Поэтому желательно уточнить, за что конкретно он отвечает)

Координаты  __________________________________
(Желательно попросить посетителя проверить точность записи. Можно прикрепить степлером визитную карточку)

Содержание беседы ______________________________
(Обозначить вопросы (проблемы), поднимаемые посетителем; предложения о сотрудничестве и пр.)

Результат беседы _____________________________________________________________________
(Вопросы решены на месте или их решение следует передать в конкретную территориальную организацию.  Обозначить предложения о сотрудничестве)

Примечания (комментарии, впечатления)  ______________
(Сразу же по окончании беседы стендист кратко фиксирует свои впечатления)

Стендист   ____________________
 (Ф.И.О.)

Примечание. В журнале на бумажном носителе на каждого посетителя должна быть выделена одна страница, а формат самого журнала должен быть не менее А4.

Выставки являются важным инструментом в создании имиджа любой организации, в т. ч. и ДОУ.

Однако участие в выставке должно быть тщательно подготовлено. Только в этом случае эффект будет ощутим.

E.С. Елшина,
гл. специалист отдела по связям с общественностью и информационно-аналитической работе аппарата ЦК Профсоюза работников образования и науки РФ

Вы можете приобрести журнал "Справочник руководителя дошкольного учреждения" в интернет-магазине



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Вебинары и конференции


Мероприятия

Проверьте свои знания и приобретите новые

Участвовать

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Электронная система

Справочная система «Образование»

Вебинары


Рассылка




© МЦФЭР, 2016. Свидетельство о регистрации СМИ: Эл № ФС77-50243 от 20 июля 2012 года.
Ознакомьтесь с соглашением об использовании.
Resobr.ru: сайт для специалистов и руководителей сферы дошкольного образования. Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

По вопросам подписки обращайтесь: 8 800 775-4822 (звонки по России бесплатные)
По вопросам клиентской поддержки тел.: +7 (495) 937-90-82



  • Мы в соцсетях
Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение, пожалуйста, зарегистрируйтесь.

Это бесплатно и займет всего минуту, а вы получите:

  • доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам;
  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам управления образованием;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов.

А еще в подарок за регистрацию Вы получите видеолекцию «ФГОС ДО: стандарт условий и стандарт поддержки разнообразия детства».

Лектор: Волосовец Т.В., директор Института изучения детства, семьи и воспитания Российской академии образования.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Регистрация

Зарегистрируйтесь, чтобы получить документ. Это бесплатно и займет всего минуту!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль